企业如何进行有效合同管理（五）

原创 郭留顺律师

二、如何有效管理合同

（一）重视合同的签订环节

合同本是无处不在的。我们去超市，甚至在地摊上买二斤红薯，从问价格，到挑红薯，到付款，实际上就是一个合同履行过程。不过是由于交易特别简单，一手交钱一手交货，我们采用了口头合同的方式罢了。企业之间的合同，无论从金额还是履行过程的复杂程度看，就不再适宜用口头合同，而应当采用书面合同的形式。更有甚者，有些合同法律就直接规定必须采用书面的形式，比如租赁期限在6个月以上的租赁合同、融资租赁合同、建设工程合同、技术开发合同、技术转让合同、建设用地使用权出让、转让、互换、出资、赠予、抵押合同，一般担保、抵押、质押合同等等。

合同文本怎么写呢？首先不要急于去找合同模板。因为任何一个先前设定的或者网络上找的合同模板，都不能准确的适宜和满足具体的交易需求。参与合同谈判的人，要将交易条件各个要素进行梳理，用简洁的、有条理的语言描述后，交由公司内部负责采购、销售、财务等有关人员进行审查，各方针对企业和交易的具体情况，提出相应的意见和建议，再由公司内部的法务人员进行汇总，整理成合同的模样。有些存有争议拿不准的问题，应当征求企业顾问律师的意见。必要时召开论证会，最后由总经理或者授权相应的经办人员盖章签订合同。

合同签几份为好呢？实践证明本方留存的合同原件最少有两份，一份是留存到公司的档案中，没有极特殊情况是不能带出的，一份是合同的经办人员携带便于工作。其他人员如有需要合同文本的，可以准备复印件，无论何种情况，公司必须留存一份合同原件。这是血的教训得出的结论！

有些合同内容较长，页数较多，除了在尾部需要签章的地方以外，还需要加盖骑缝章，以防中间有些部分被偷梁换柱。有些合同在主文以外还有附件，还有补充协议，也必须要求在这些附加的文件上逐一加盖印章，至少由对方的授权人员签字，使这些文件成为主合同的有机组成部分。在发生争议时做到对合同的真实性无可争辩。对合同的文字，尤其是核心权利义务部分，要字斟句酌，不能产生歧义，有时宁可多用几句文字，该限定的要限定死扣，不能凑条款，凑篇幅，看起来很华丽，用起来很糟糠。让合同成为企业手中的刚柔兼备的利器，而不是虚张声势的桃木剑甚至秫秸秆。