职工档案管理问题和对策

企业职工档案是记录职工个人学习、工作、参加各项保险、工作变动等情况的原始资料。它关系到职工的切身利益,是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据。随着市场经济的建立和社会的发展,原有的企业职工档案管理办法已经不能满足社会的发展和新型劳动力市场的需求,在工作中遇到了很多问题。

一、现行档案管理体制与市场经济发展不相适应。企业职工档案由多个部门管理,职责分工交叉重叠,对职工档案管理要求不一致。大中型国有企业领导班子成员档案,由各级组织部或企业工委代管。部分企业中层以上职工的档案,由人才中心或档案馆代管。有的企业还是按计划经济时期的管理方式将企业职工档案分成干部、工人档案分别管理。干部按组织部门的要求进行分类管理,工人则按劳动行政部门的要求进行分类管理,职工在企业中只有岗位上的区别,没有身份上的差别,这种管理方式,有悖于企业依法实行的全员劳动合同制度,给企业的职工档案管理工作带来不便。

二、企业对职工档案管理不够重视,档案管理混乱。有些行政管理部门要求企业在保管职工档案时,将职工原始招工、用工手续、劳动合同书等材料拿出来,理由是干部档案中不存放这些材料,造成企业职工档案中原始材料遗漏、损坏、丢失。个别企业由于管理不善,竟然将上百名职工档案丢失,致使职工无法办理接续保险或享受退休待遇手续。有的企业经营者为了达到控制职工流动的目的,扣留职工档案,造成职工上访。由于企业管理松懈,个别职工档案长期滞留在个人手里。这些问题的出现,严重地侵害了职工的个人利益,有损于档案管理工作的严肃性。

三、企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致,工作经历记录不完整等。一些企业,尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用处,不给新招用的职工建立档案,职工新增加的档案内容不能及时归档,致使职工的档案材料不准确、完整。

针对上述情况,为做好企业职工档案管理工作,笔者建议,可采取以下措施:

一是建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体制,以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要,由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。劳动保障行政部门与档案行政管理部门尽快制定企业职工档案管理办法,进一步明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准等。

二是各级劳动保障行政部门要高度重视企业职工档案管理。制定规范有效的管理制度,加强督促,定期检查,发现问题,及时解决。定期对档案管理人员进行业务培训,不断提高档案管理人员业务水平。针对目前企业职工档案管理存在的诸多问题,在规定时期内对所有企业职工档案进行全面的清理、规范,确保职工档案的完整、真实、准确。

三是使企业职工档案管理更加规范化、科学化。对职工档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。有条件的地区要利用计算机网络技术,逐步建立职工个人档案与养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、再就业等系统化管理体系,通过科学的管理,为企业提供便利的服务,有效地保障职工和企业利益,充分发挥劳动保障部门的服务职能,提高办事效率,使档案管理工作科学规范化。