XX部门采购电子汽车衡

一、概述
采购项目：电子汽车衡。
采购机关：××部门。
采购方式：邀请招标。
招标机构：××招标中心。
开标日期：1999年9月20日
招标人数量：10家
中标人数量：2家。
合同签订方式：招标结束后由采购机关与中标人签订合同。
鉴于我国政府采购还处于试点阶段，总的来看，该项采购活动的程序基本上是符合《中华人民共和国招标投标法》（简称《招标投标法》，下同）、《政府采购管理暂行办法》（简称《暂行办法》，下同）、《政府采购招标投标管理暂行办法》（简称《招标投标管理暂行办法》，下同）和《政府采购合同监督暂行办法》（简称《合同监督暂行办法》，下同）等法律、规章的有关要求的，采购效果达到了预期目标。该项采购活动也表明，在政府采购管理方面，与政府采购的有关规章仍有一定的差距，尚待进一步完善。
二、政府采购预算（计划）
《暂行办法》第七条关于财政部的职责规定中的第九款明确“编制中央采购机关年度政府采购预算”，相应的地方财政部门负责编制地方采购机关年度采购预算。采购预算是确定评标价最重要的参考标准，从严格意义上讲，采购预算应是招标的底价，如果采购预算与评标价之间出现了较大的偏离，则说明采购采购预算在编制过程中对采购活动的有关因素缺乏全面、准确的评估，需要改进预算编制方法。目前，我国的预算编制方法还是粗放型的，缺乏详细、明确的标准，因而，采购预算通常是高于评标价的。当前，我国正在进行细化预算的改革尝试，积极推行部门预算。当然细化预算编制有一个过程，在我国预算评估体系还未建立之前，了提高预算编制的质量，减少采购预算与评标之间的偏差，根据我们现有的认识水平和实践的可行性，改天　编制采购预算时，可以采取下列方法：第一，询价。通过货比三家确定采购项目的平均价格；第二，积累经验。向招标机构或曾购买同类物品的用户了解其实际购买价格；第三，请行业协会或专家论证。这种方法主要适用于编制大型复杂或新产品项目的预算。
就本案例而言，由于缺少有关预算方面的资料，分析依据不充分。
三、采购程序
（一）制定招标实施方案
方案中对签定招标委托、编制招标文件、组建评标委员会、开标、评标、定标，合同执行等采购过程中的重要环节做了详细的规划。
点评：招标采购是一个复杂的过程，先对采购过程提出整体规划，再按照明确、详尽的步骤有条不紊地进行，是确保整个采购过程顺利实施的前提。
（二）签定招标委托，选定招标方式
××部门与专职招标机构签定了招标委托，对电子汽车衡进行国内邀请招标。
点评：将采购招标委托给经验丰富的专职招标机构，不但能使招标收到良好的效果，提高操作的规范性，还可省去采购机关许多麻烦，节省人力物力。在建立我国政府采购制度的初始阶段，采购机关一般都缺乏招标专业人才，招标事务应该委托给专业中介组织。
本次招标采用国内邀请招标，对具备实力的国内生产企业发出了广泛邀请,共10家厂商参加了投标，形成激烈的竞争局面，使招标达到了预期的效果。但值得注意的是，政府采购使用的财政资金来源于广大纳税人，因此任何作为纳税实体的企业都有有权参与政府采购的竞争。采用邀请招标的方式，未受邀请厂商会认为被剥夺了参与公平竞争的权利。因此政府采购招标应尽量公开化，广泛发布信息，以提高其透明度和公平性。
（三）成立招标工作协调小组
为协调、处理采购过程中出现的问题，成立了由××部门主管单位、物供中心和招标机构三方组成的协调小组，对整个采购过程进行监督指导，并根据招标结果和评标报告最终评标报告最终确定中标企业及采购数量。
点评：协调小组在本次招标中发挥了重大作用。协调小组主要由采购机关组成，除了对招标过程进行监督、管理外，还充分代表采购机关利益，行使采购机关的决策权，使采购招标最终达到令各方满意的结果。在政府采购中用户的利益和意见是应受到充分重视的，所采购的货物最大限度地满足用户需求，资金才能得到真正高效率的使用。这一点在本项目中得到充分体现。但此次协调小组中没有政府采购管理机关人员参加，财政监管的力度没有得到充分体现。只有用户的利益与财政监管达到最有效的结合，才能使招标结果既公正、合理，又符合用户要求。
（四）编制招标文件
招标机构根据用户提供的技术要求，编制了招标文件，文本由六部分和补充说明组成，格式规范，内容完整。
点评：专职招标机构在实践过程中，已对此形成了一套规范、完整的范本，大大简化了操作过程，提高了操作的规范性，并为非招标机构组织的采购招标提供了可借鉴的模式。
招标机构在范本的基础上，在标书制作中体现了本项目的特点。例如，由于编制招标文件时采购数量还未最终明确，因此要求投标人对同一规格产品的不同数量作出报价，签订合同时用户有权选择其中一种或几种报价，这种做法维护了买卖双方的利益，满足了买方的需要，也不失招标的公平性。
（五）制定招标程序及规则
招标程序及规则对整个招标过程做了详尽的计划，对评标原则和具体评标方法做出了规定。
点评：制定详尽的招标计划保证了各个环节的有效实施，使招标过程进一步规范化，合理的时间安排提高了工作效率，使采购过程紧凑、有序。
本次评标采购用打分制的方法，用科学的公式计算出各投标厂商的得分，这种对各因素进行量化分析的方法，降低了人为因素在评标过程中的局限性，有利于招标结果的公正、合理、科学。[page]
（六）开标、评标、定标
开标大会在公证处的监督下，严格按照招标程序进行，××系统、招标机构和有关专家参加了本次活动。之后评标委员会进行了评标。评标委员会由××部门主管单位、物供中心、招标机构有关人员和相关专家组成。筛选出入围供应商，通过对入围供应商的设备性、售后服务、价格因素和企业资信状况进行量化分析，最后综合打分，根据得分排出推荐中标顺序,写出评标报告，对未入围供应商说明原因，对入围供应商进行综合评述，推荐两家厂商为中标优选人。协调小组根据评标委员会的结论，经研究讨论经，综合考虑各方面因素，确定了中标人和采购数量。
点评：本次招标的开标、评标、定标过程规范严谨。评标委员会由采购方、计量器具研究和管理机构、制造行业管理部门、使用单位等方面专家组成，这种组合方式有利予公正、客观地得出评标结论，也有利于广泛听取各方面意见，使采购方对投标人的投标情况有详细全面的了解，对产品的各个环节做到了心中有数，使采购能真正有效地满足需求。协调小组在定标时，充分考虑了评标委员会的意见，根据推荐的优选企业确定了中标人，使本次招标在公平、公正的前提下，收到良好的效果。
（七）签订合同
根据协调小组确定的中标人和采购数量，××部门分别与两家中标人签订了合同。
点评：合同严格按照招标结果签订，使招标的公平性、科学性得以体现。合同中明确规定了双方的权利、义务、责任及其他要约，符合商业习惯，是比较规范的合同文本。
四、政府采购管理
根据《暂行办法》的规定，财政部门负责政府采购的管理和监督工作，通过管理和监督，使政府采购应当遵循的公开、公平、公正、效益及维护公共利益的原则落到实处。财政部门对政府采购的监督包括内部监督及政府采购管理机关对采购活动的监督。内部监督的表现方式之一，就是要求将政府采购的管理机关和采购机关分离，管理机关不参与和干涉政府采购中的具体商业活动。这一要求与《合同法》的精神是一致的，即采购机关和供应商属于平等主体，管理机关为监督主体活动“裁判”。政府采购管理机关对采购活动的监督，不是全过程参与，而是通过一定的方式抓住重点环节，掌握采购活动的动态和进展。根据现行有关规定，政府采购管理机关监督政府采购活动的主要环节及方式有：
1.委托采购代理机构。《招标投标程序暂行办法》第二条规定：“招标人委托政府采购业务代理机构（以下简称代理机构）招标的，招标人应与代理机构签订委托协议，并报同级政府采购管理机关备案。”
2.招标通告的发布、《招标投标暂行办法》第三条规定：“采用公开招标方式的，招标人（或者代理机构，下同）必须在《中国财经报》上发布招标公告，同时也可在省级以上政府采购主管机构指定的其他报刊和信息网络上发布。”
3.开标。《招标投标暂行办法》第二十一条规定：“开标由招标人主持，在公证机关的监督下进行。招标人、有投标人、评标委员会成员和政府采购管理机关等有关部门的代表参加开标会。”
4.全部废标。《招标投标暂行办法》第二十四条第二款规定：“全部投标报价均超出标的或预算时，评标委员会有权决定全部废标或要求全部投标人重新报价，并报政府采购管理机关备案。”
5.中标人。《招标投标暂行办法》第二十五条第五款规定：“中标人的情况应报政府采购管理机关备案。”
6.招标投标情况。《招标投标暂行办法》第二十五第九款规定：“招标人应当确定中标人之日起15天内，向政府采购管理机关提交招标投标情况的书面报告。……”
7.投标文件保存。《招标投标暂行办法》第二十五条第十款规定“所有投标文件的正本由招标人妥善保管，政府采购管理机关可随时抽查。”
《合同监督暂行办法》对政府采购合同的订立、变更、供应商违约、合同验收、付款以及合同履行后的监督管理都做出了明确规定。其中，第三条规定：“政府采购合同订立后7日内，采购机关应当将合同附本报政府采购管理机关备案。”第八条第二款规定：“政府采购合同的质量验收，原则上应由第三方负责。”第三款规定：“政府采购管理机关不得参加合同履行验收工作。”第九条规定：“采购机关依照合同约定需要向供应商付款的，应当向政府采购管理机关报送下列文件，以备审查。……”
关于投诉。《暂行办法》第七条（十）规定：“处理中央政府采购中的投诉事项”；第四十一条规定：“政府采购当事人认为自己的合法权益受到损害，可以向财政部门提出书面投诉。财政部门应当在收到投诉书之日起30日做出处理。”
需要特别说明的是，在政府采购管理机关对采购活动进行监督时，通常是实行备案制，而在国际上如世界银行一般是采取审批制。我国实行备案制的主要原因，是考虑到我国的政府采购工作还处于起步阶段，各级政府采购管理机关都缺乏审批的经验。一旦条件成熟，我国很可能也要实行审批制。
该项电子汽车衡采购活动中，按照上述规定，从政府采购管理角度看有以下几方面的工作需要进一步改进：
1.应说明招标公告的发布情况。按规定政府采购招标公告应在《中国财经报》发布。政府采购信息在统一媒本上发布。既是国际经验，也是国际组织如世界贸易组织《政府采购协议》的要求，目的是方便供应商公平地获得采购信息。
2.未按规定向政府采购主管机关备案。案例中没有发现采购单位提交的有关招标投标情况的书面报告，开标没有政府采购部门代表参加，中标人情况、合同副本等未向管理部门备案等等。
3.拨款方式没有突破。在该项采购中，合同货款是由用户支付的。根据《暂行办法》及《合同监督暂行办法》规定，政府采购管理机关依据采购机关提交的有关申请拨款的文件办理政府采购资金的拨款手续。在国库集中收付制度尚未建立以前，政府采购资金的拨付方式有两种选择，一是在总会计设立政府采购资金专户，货款由财政部门直接支付给供应商；二是在没有设立政府采购资金户的地区，财政部门可按现行拨款方式根据合同划拨资金，然后由用户向供应付款。[page]
4.验收方式简单化。按规定应由第三方进行验收，以保证验收的公正性和采购项目的质量。