会计信息化环境下错账更正探讨

　　会计信息化环境下错账更正探讨

　　熊绪进 湖南生物机电职业技术学院

　　摘要：随着会计信息化在企业中的普及，电算化会计信息系统进一步向深层次延伸，财务软件的应用也越来越深入和广泛，其高效数据处理功能给企业带来了巨大的效益｡但与之同时，如何合理选择并改进错账更正方法既是适应会计信息化时代的要求，又是推动会计信息化工作顺利开展的重要保证。

　　关键词：会计信息化;错账更正;探讨

　　随着计算机技术与信息技术的发展，会计信息系统得到了进一步的发展和完善，这无疑对企业提高核心竞争力和经济效益具有重要意义。而财务软件本身质量的高低直接影响着企业会计信息系统的质量。能否防止会计信息失真以及能否防错、查错和纠错是衡量财务软件质量的一个重要指标。尽管财务软件提供了多种控制错误的措施，但会计差错的出现仍在所难免，各种会计差错必然会影响到整个系统的核算结果。在会计信息化实施过程中，如果能合理选择并改进会计差错更正方法，既可以促进会计信息化工作的顺利开展，又能提高会计信息化的质量和效率。

　　一、会计差错更正的方法

　　在会计信息化工作过程中，可能产生的差错，主要有以下4种类型：一是会计科目或记账方向运用错误;二是发生额多记或少记;三是有关经济事项没有完整反映;四是摘要或原始凭证附件数量录入错误等。现行主要财务软件也提供了对以上错账更正的功能。

　　(一)会计差错的“无痕迹”修改

　　所谓“无痕迹”，是指在账务处理系统中修改记账凭证时，不留下任何曾经修改的线索和痕迹。在某财务软件中，以下五种情况下的错误凭证可实现无痕迹修改：

　　1.正输入的凭证

　　在凭证输入过程中，发现凭证输入错误可以现时改正。对于这些未保存的凭证，一般可以进行凭证制单员的重新注册、会计科目的重新选择、会计分录的增删、摘要或科目金额的重新输入、制单日期和附件张数以及辅助项的修改，直至放弃保存该错误凭证等操作。

　　2.已经输入但未审核的凭证

　　录入计算机内的凭证都必须通过凭证审核，否则会计信息系统不允许人账。对于未经审核或审核未通过的凭证存在错误，可由制单员在总账系统“凭证”/“填制凭证”窗口中直接利用凭证的编辑功能进行修改并保存。但有些项目的修改受到限制，如凭证一旦保存，则凭证类别不允许被修改。如果采用制单序时控制，则修改后的制单日期不能在上一张凭证的制单日期之前;如果该记账凭证是由各业务子系统自动转账生成的，则只能在生成该凭证的子系统中先检查相关设置再进行修改或者删除后重新生成。

　　3.已审核但未记账的凭证

　　凭证一经审核就不能被修改和删除，只有被取消审核签字后才能被修改或删除。考虑到内部牵制和会计信息系统的安全，凭证审核和凭证输入属于不相容职务范畴，应由不同的人员负责。一旦发现已审核但尚未记账的凭证错误，不能直接在记账凭证上进行修改，则必须先由审核员在总账系统“凭证”/“审核凭证”功能窗口中取消审核签章;然后由制单员直接调出该错误凭证进行修改并保存;最后由审核员重新对该凭证进行审核。

　　4.已记账但未结账的凭证

　　按照会计制度的要求，已记账的凭证一般是不允许删除或修改的。确应修改的，经过批准，可采取完善措施之后的反向操作功能，即取消记账、审核后直接修改。具体而言，首先由会计主管在总账系统“期末”/“对账”窗口中，按下“Ctrl+H”快捷键，激活“恢复记账前状态”功能;然后在“凭证”/“恢复记账前状态”窗口中，选择“恢复方式”并输入主管口令，系统将恢复为记账前状态;最后按上述方法调出错误凭证取消审核，修改正确后再重新审核和记账。

　　5.已记账并结账的凭证

　　对于这种情况下的错误凭证，要实现无痕迹修改，可采取完善措施之后的反向功能，即取消结账、记账与审核后直接修改。具体而言，首先由具有结账权限的操作员在“结账”向导一的选择月份窗口中，选择要取消结账的月份并按“Ctrl+Shift+F6”键，在“确认口令”窗口中输入口令，系统将快速地取消结账操作，使各种账簿记录恢复到结账前的状态;然后按上述方法调出错误凭证取消记账、取消审核并进行修改，再重新审核、记账和结账即可。

　　虽然财务软件提供的反向功能可以实现无痕迹修改，方便会计人员事后纠错，在清除数据库中冗余信息、确保账证相符和数据安全等方面的作用不可忽视，但其广泛使用也日益显现了以下弊端：

　　1.与现行会计法规不符。使用反向功能更正会计差错时，由于财务软件很少甚至没有留下任何痕迹记录，完全违背了《会计核算软件基本功能规范》对会计数据输入的基本要求和有关会计差错更正方法的规定，会导致会计人员不负责任地更改会计记录，在很大程度上削弱了会计工作的严肃性｡

　　2.为会计造假提供了方便。在会计信息化下，由于财务软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的有痕迹记录，只在操作日志中记录了何人何时使用过这些反向功能，至于操作了系统中哪些具体事项则无从得知。如果企业缺乏严格周密的内部控制制度，这就使得会计做假、造假和经济违法犯罪变得更加隐蔽，使会计信息化的安全性大打折扣。

　　3.可能导致系统数据错误和财务混乱。由于会计人员业务水平及对软件功能理解的偏差，在运用跨年度反结账功能时，不同年份会计科目体系可能发生了变化;反记账的设计原理是按记账时留下的“线索”进行逆向处理，具体记账次数及记账后的后续处理业务等不可控，使得实际软件设计时只保留重要线索;目前实施的大中型财务系统或ERP功能复杂，数据处理技术难度成倍增加，系统间的无缝连接和数据间的实时传递以及记账凭证的自动生成，也难以全面、准确恢复到记账结账前状态。因此，线索的不完整与部分处理的“不可逆”都将导致系统数据的不一致，很可能产生系统数据错误、财务混乱。

　　上述第三情况下对错误凭证的无痕迹修改，虽然存在弊端，但从数据库技术角度看，取消审核是将记账凭证库中“审核”字段的值清空，再对该库其他相关字段的值进行修改，这完全是在一个凭证数据库中操作，与取消记账结账有本质区别。这种情况下采用无痕迹修改方法是可行的。而取消记账结账往往涉及到两个或两个以上数据库的操作，在这个过程中容易导致财务数据的混乱或系统的崩溃。因此，上述第四、五种情况下的错误凭证如果没有采取完善措施最好采用有痕迹修改方法。

　　(二)会计差错的“有痕迹”修改

　　财务系统中往往是通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的。因此，在财务系统中对已审核并记账的错误凭证，按照“规范”第18条规定采用“红字凭证冲销法或者补充凭证法”进行更正，这样既能区分会计人员责任，又能留下审计线索，确保了会计信息的真实有效。

　　1.在“记账”后发现记账凭证中应借应贷科目无误，只是凭证金额多计，可采用负数更正法，即将多计金额填写一张同样科目和记账方向的正确凭证，其金额为负数，用以冲销多计金额;相反，凭证金额少计时，可采用补充凭证法，将其差额部分填制一张记账凭证，然后由审核员进行“审核凭证”操作，由记账员进行“记账”操作即可。但这两种情形均需在摘要栏中注明经济业务事项变更的原因。

　　2.在“记账”后发现记账凭证中会计科目、记账方向或其他事项有误，可采用红字凭证冲销法更正。具体方法是首先由制单员填制一张与该张错误凭证除金额为红字(负数)金额外，其他内容完全一致的红字凭证，即在总账系统“填制凭证”窗口中，打开“制单”/“冲销凭证”窗口，输入要冲销凭证的相关信息，系统将自动生成一张红字冲销凭证;然后填制一张正确的记账凭证;最后由相关操作员对这两张凭证审核并记账，才能完成对该张错误凭证进行冲销和更正。

　　二、会计差错更正方法的完善措施

　　会计信息化工作的开展，无疑会产生各种会计差错，选择正确合理的会计差错更正方法对提高会计信息化工作效率至关重要。如果直接使用财务软件的反向操作功能来更正会计差错有利有弊，既不能完全否定其作用，更不能忽视其弊端。但在充分考虑到该功能的不足后，如果能重新改进设计，并对其使用设置严格的限制条件，也许在一定程度上能取得事半功倍的效果。

　　(一)重新设计，改进反向操作功能

　　1.增加对反向操作的监控功能。监控功能是指在设计财务软件时，设置对已记账、已结账又作反向操作的，计算机必须记录下该操作的时间、操作人、修改原因、修改的地方，且定期打印并作为会计档案保管，以给日后查证工作保留证据。因此，增加对反向操作的监控功能后，就确保了对电子数据的修改可以留下痕迹，保证了财务数据的真实可靠。

　　2.只设置一个记账凭证库。该凭证库存放全部未记账和已记账凭证，其结构包括未记账凭证库与账簿数据库文件的所有字段，并加上记账标识、记账人姓名和记账截止标识字段。当需要增加、编辑或查询未记账凭证时，就将已打上记账标识的记录过滤掉;当需要查询或打印账簿时，就将没有记账标识的记录过滤掉。每次记账时，在记账范围内的凭证记录中填上记账标识和姓名，并在记账范围的末记录打上截止标识。因此，要实现反记账很简单，只要将反记账范围内的记录中的记账标识、记账人姓名及截止标识去掉即可。

　　3.增加对反向操作使原已生成报表变动的说明功能。如果在财务软件报表系统中设置了对报表变动的说明功能，当月报表附注中将自动生成对以前月份出错的说明及修改内容。由于还原了原有的真实账目，因而也更能为报表使用者进行投资、经营决策等提供正确的导向。

　　(二)严格限制反向操作功能的使用

　　1.由专业软件人员反复对购买改进后的财务软件进行可行性测试，只有这样才能确保反向操作时各方面数据能够完整、准确，确保数据恢复和存储的安全。

　　2.反向功能操作者必须是得到系统管理员授权的原记账或结账人。在会计信息化中，记账结账人员应对账簿的正确性负完全责任。因此，为了明确责任，防止会计人员随意逆转账务处理程序，操作者必须得到系统管理员授权后才能实施反向操作功能。

　　3.限期取消反向功能权限。在实际工作中，大量会计差错通常发生在系统投入使用初期，或者会计人员岗位培训或专业学习期间。因此，对反向功能的可使用时间作一定限制，一般为系统启用后半年且不超过一年，当使用期限到达时，由系统管理员取消相关操作人员的反向功能权限。

　　4.明令禁止具有会计舞弊性质的跨年度“反结账”功能;从加强会计信息化法规建设、堵塞制度漏洞和提高财务信息质量方面，财政部要对财务软件的反向功能作出明确规定：对可以实施的反向功能，财务软件必须提供能够反映更正经济事项来龙去脉的痕迹记录功能;对会计人员利用反向功能从事做账、造假等违法犯罪行为制定相应的处罚规定。

　　国家有关会计法规对会计差错更正方法的规定中，强调了更正会计差错要有痕迹记录，其目的就是要做到有案可稽，有据可查，从制度上防止会计造假｡如果能在一定条件范围内严密法规和道德制度建设，对财务软件的反向功能严格限制并加以改进，对发现的会计差错由系统管理员、审核员、制单员同时认可且按内部控制原则合理分工后及时更正错账，这样不仅能确保会计数据更改留下痕迹，以便审核查验会计事项更改的目的和内容，防止弄虚作假行为的发生，而且还能保证会计信息系统的安全，促进会计信息化工作的顺利开展。

　　参考文献：

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　　[2]孙艳华.会计电算化的反复核反记账反结账[J].中国乡镇企业会计,2007,(3):62-62.

　　[3]朱丽,黄进龙.如何应对会计电算化实训中的错误操作[J].商场现代化,2009,(30):86-87.

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