在商务活动中，许多人为了追求效率而忽视合同制作的一些流程和与合同一些背景资料的收集整理。现实中更多的交易双方仅仅只是签署一份内容不是很完整的合同文本，对于与合同有关的一些重要资料不是很重视，而一旦在合同履行中出现纠纷或诉诸法院，因签署合同时相应的资料不全而导致风险增加。这里，博林律师就简单的谈谈签署一份合同应该包括哪些内容。
首先说明的是，这个话题不是谈如何制作一份高质量的合同。这里所谈的是在制作合同阶段时双方基于自己的需要和风险意识应该把哪些内容纳入合同管理，从而构建一个完整的合同体系。
一份完整的合同除了合同文本本身外，至少应该包括以下几方面的内容：
一、有关交易双方的身份资料
这些资料主要有自然人的身份证复印件或法人的营业执照复印件。在留存复印件时，还应查验原件。
现实中，许多人仅仅只是在签约时相互审视对方的身份证明而不留复印件。而一旦发生纠纷，在向有关部门查询、立案等环节，因没有对方的详细身份资料而显得很被动。 笔者曾经多次接触过因交易双方没留存对方身份证复印件，而又没有其它途径取得对方身份证复印件的情况下，在法院迟迟不能立案。
二、签约当事人的授权委托书
在涉及法人或其它组织之间的合同，对方提供的营业执照或组织机构代码证上都注明了法定代表人或负责人的姓名。这类合同的会签，一般以对方营业执照或组织机构代码证上注明的法定代表人或负责人的姓名为签约人。
但如果签约人不是法定代表人时，为防止无权代理或超越代理权等情况而引发纠纷。一定要对方提供签约人的授权委托书。授权委托书包括被授权人姓名、职务、身份证号码等基本信息，所授权的期限，权限范围等。在查验授权委托书时，要审查对方授权委托书的合法性。
三、有关对方主体资格、资质的证件
有些工程类、政府管制的服务类，政府主管部门一般会授予相应的资质、经营许可证等。对实行资质管理或特殊许可的业务，若签署合同时对方不具有相应从业资质或经营许可，由此签订的合同因违法国家法律法规规定一般归于无效合同。同时，因对方无相应资质，对方在履约过程中，造成第三人的人身损害（多见于工程施工）时，己方还要承担连带责任。所以，一定要对方提供有关资质或经营许可的原件，并复印留存。
四、有关签约的背景资料
有些合同在序文部分把签约的背景做了介绍。但对于有些重大的合同，最好是把签约的背景资料也作为合同的组成部分留存。
这些背景资料包括当事人以前签订的意向书、合同所涉及项目的介绍、有关的技术性背景、磋商过程的谈判记录等等。
重视这些背景资料的留存，便于在履约发生纠纷时有利于法院认定哪些情形是否构成重大违约，同时这些背景资料对确定预期利益损失起到关键性的证明作用。
五、合同执行人的授权资料
实践中，合同的履行，经常是一方的部门负责人具体操作，有时履约的经手人甚至是一方的普通办事员。而在履约过程中，有些货物签收、工程验收会签等记录也不是能及时加盖接受方或双方的公章。而在发生纠纷时，一方对未加盖公章的签收单证予以否认，相应的增加履约和诉讼风险。为此，在合同起草阶段，如果履约周期长、合同结算需要汇总双方签收单证等情况，应该指定合同全权或某一履约阶段的执行人，如指定货物接收人、验收负责人、会签代表、结算签收人等。合同执行人的指定可以在合同文本里单列条款说明，也可以附件形式补充。
六、有关标的的资料
这些资料主要有：
标的物的“身份证”。如出租人对出租物的所有权证明或有出租权的证明；涉及产权的所有权证等…
样品的质量说明书。有些凭样品买卖的合同，只是封存了样品，而没有样品质量说明书，履约过程中对样品质量不能达成一致而产生纠纷。
标的物的“准生证”。如产品检验、检疫证明，产品许可证等。对于食品、化妆品、药品、化学化工制品、动植物类等产品类似国家进行管制的，一定要对方提供产品的“准生证”。
标的物的质量说明书。出卖人应当按照约定的质量要求交付标的物。出卖人提供有关标的物质量说明的，交付的标的物应当符合该说明的质量要求。
….
在签约实践中，法律工作者或公司的合同管理人员，应该从本行业入手，了解和归纳哪些是对履约、违约损失计算、起诉等有非常重要的内容。并把这些内容归入签约时的组成部分而要求对方提供。

商务合同不仅涉及到法律层面的风险控制，同时涉及到合同所约定项目（如版权交易的具体类型、承揽加工的产品、连锁经营的具体规模等）的实务分析。因此，博林律师忌讳合同起草时的生搬硬套，一份合同的起草需要考虑合同的谈判背景、履行中各环节的风险点、各项技术标准、行业交易规则及风险避免、可能性后果的处理、中性条款的陷阱设计等等各种因素，唯有如此，方可有效将风险降到最低程度。