随着时代发展和科学技术的进步、办公设备的改进，越来越多的企业逐渐摒弃纸质文件，通过电子邮件、短信等形式进行沟通，业务资料也从传统意义上纸质文档向着存储于内部数据共享盘上电子文档进行转变。同时，社交网络和新兴媒体方兴未艾，员工在颇具影响力的社交平台发布对企业不利言论的情形时有发生，如何禁止、如何维权、如何举证成了令用人单位头疼的难题。

2012年新修订的《中华人民共和国民事诉讼法》首次确认了“电子数据”这一证据形式，这是继传统视听资料后又一重大的突破，被认为是适应时代和社会需要的改变。但是，由于相关理论与规范还不全面，电子证据在司法实践中仍存在诸多问题值得我们进一步思考。本文将选取若干劳动纠纷中常见的重要电子证据进行法律分析及实操建议，望能予读者有所裨益。

一、电子邮件

作为一种传输文字、图像、文件等的载体，电子邮件客观反映某些事件、事实、行为。但电子邮件具有高科技性、易破坏性，其可通过科技手段被伪造和篡改又不留痕迹，因此在庭审中接受质证时，除对方对电子邮件的收发人及内容真实性均认可外，一般情况下单独的电子邮件不能用来认定事实，需要与其他证据相印证形成证据链条，才能够作为证据证明相关事实。一封邮件要确定其证明效力一般要注意以下几点：

第一，该邮件的收发件人指向明确。一般来说，企业会为员工配有以个人姓名或简称之类的具有标识性的电子邮箱作为工作邮箱，工作上的沟通、文件收发都会通过该工作邮箱进行，在这种情形下，企业只需采用公证的方式保证邮件的真实存在及合法性即可。而对于部分企业员工以私人邮箱进行工作沟通交流的，可通过邮件的签名、其他的交互往来邮件、邮件中的他人对其的称谓等来佐证邮件的真实收发人。但我们建议企业在入职时要求员工填写工作电子邮箱地址，并专用此邮箱地址进行工作邮件往来，以减少企业在证明邮件的真实收发人上的举证责任及风险。此外，也可根据电子邮件的属性确定发送和接受的唯一IP地址来证明邮件的收发人，该种证明方式需通过专业的鉴定部门来操作。

第二，邮件是真实的，未经篡改的。除对方当事人自认外，要证明一封邮件的真实性、未经修改在实践中必须通过公证、权威机构鉴定、当庭演示等方式来进行，否则难以被裁审机关认可：

1. 直接进入邮箱网站进行公证、鉴定的邮件

由于其中Email文件为只读文件，无法被删改，因此该种情况下的公证一般不会受质疑，笔者也建议企业通过直接打开网页进入邮箱的方式进行邮件公证；

2. 进入微软Outlook、Foxmail等客户端进行公证、鉴定的邮件

对于通过客户端打开的电子邮件的真实性，现有两种不同观点：一种观点认为Outlook、Foxmail等电子邮箱系统是将电子邮件从相关网站的服务器中下载到本地电脑供收件人阅读，因此下载后的电子邮件不同于从网站邮箱的收件箱中直接打开的邮件，其性质属复制文件，具有可修改性，故不能证明电子邮件的真实性，在实践中有部分公证机关是拒绝对通过客户端打开的电子邮件进行公证的；另一种观点认为，以outlook为例，其收发邮件是以数据库文件贮存的，是微软公司自定义的一种数据结构的文件，属于商业机密，微软公司并不提供编辑修改这种数据结构的文件的工具，用户无法擅自编辑修改数据结构与相关文件，因此通过该客户端打开的电子邮件也具有真实性。以上两种观点仍未有定论，企业可根据公证机关的要求和现实操作来判断。如果在质证过程中对方当事人对通过客户端打开的电子邮件公证产生质疑，裁审机关一般会给予其要求鉴定的权利，若其放弃鉴定或鉴定结果为邮件真实，则该公证的效力也会被认可。

另需提醒企业注意的是，虽然现在大多数企业通过邮件的方式进行通知送达，仍有部分地区裁审机关以企业无法确认劳动者收悉为由而对该种形式的送达不予认可，在此建议针对劳动合同终止通知等重要的文件送达，企业在发送邮件的同时也向员工递交纸质的文件。

二、企业内部公共盘

随着办公自动化及办公数据共享的发展，越来越多的企业开始建立企业内部数据共享来实现公共文件的传递和储存，比如公司文件的互通、通知的下发、员工手册和公司规章制度的公示等。如何使这些共享盘上的数据成为佐证案件事实的证据，我们应注意以下几点：

第一，对于证明主体资格，即证明劳动者有能够打开企业共享盘的权限，比如是否企业共享盘设有登录名和密码，或者有无权限等。

第二，对于公示的文件，应当采用文件加密形式避免遭受其他人员的篡改，并且通过专业的计算机手段，记录被打开的次数和路径等浏览痕迹，以达到证明劳动者已经知晓该文件中的内容。同时，企业也可以通过纸质、电子邮件、电子签名确认的方式，要求劳动者就已经阅读上述内容给予反馈。

第三，对于举证的方式，企业在准备诉讼的过程中对该项证据进行证据保全，提请相关公证机构对公共盘上的文件和数据进行公证。

当然，无论是通知、制度、文件的上传，笔者都建议企业通过邮件等形式通知相关接收人，以免涉诉劳动者以不知晓公共盘中有更新作为抗辩理由。

三、手机短信

手机短信是通过电信运营商的信号网络进行传输的数字化通讯方式。手机短信一经由发送人发送，即会在移动通讯营运商的服务器上被记录下来。对于普通手机用户而言，由于手机收件箱中的信息为只读文件，如果想在手机的短信收件箱中直接删改信息存在技术上的难度，可能性不大，因此，手机短信也是具有客观性的电子证据。在对手机短信进行举证的时候，我们应当注意以下几点：

首先，手机短信必须保存完整，并且为证明发送或接收信息的号码为对方当事人所有，应将前后发送的短信一并保存，以证明该号码确为对方当事人所有，并且此号码在发送/接受该信息的前后处于对方当事人的实际控制中。

其次，由于如今的手机号码都有要求用户进行实名制登记，该手机号码的各类信息也只能由持有机主身份证的本人进行查询，所以我们在无法提供证据证明短信号码确为对方当事人所有时，也可以申请法院到移动运营商处调查核实机主的身份信息。

最后，由于手机短信的只读性，利用高科技手段加以伪造、篡改且不留痕迹的概率很低，一般提供手机截图或照片即可。如果对方当事人对于短信的内容仍有怀疑，那么应由提出异议的一方对此事实主张加以证明。其中的证明方式包括但不限于提供佐证（如证明该方当事人本人掌握这种技术手段或者雇用掌握这种技术手段的他人从事伪造、篡改行为）、申请专业鉴定、申请法院到移动运营商处调查核实其操作系统留有的记录等。

四、新型网络通讯工具

随着电子信息技术的不断发展，人们的社交方式和表达方式也越来越多元化，除去传统的纸质、电话和短信之外，QQ、MSN、微博等即时通讯方式和网络社交平台越来越被大众广泛地接受和运用，裁审机关采信QQ、微博证据的新闻也常见于新闻报道中，之前维珍航空与空姐的劳动合同纠纷案也轰动一时。但微博、QQ等新型网络通讯与社交网络作为证据仍存在众多的不确定性，如大部分微博、微信和QQ用户未普及实名制，身份无法核实的弊端直接导致了其证明力的低下。再者，QQ聊天记录的再编辑和可修改性远高于手机短信，很可能无法还原真实情况及事实全貌。

根据现实的情况来看，对于聊天、微博内容的真实性，如果QQ、MSN、微博等即时通讯和社交网络要作为有效的证据被予以认可，也应与电子邮件一样，通过保全、鉴定、公证、当庭演示等手段进行证据公信力的确定；对于账号归属，除对方当事人对其账号予以自认或有鉴定机关出具对IP或服务器记录的鉴定之外，还可通过其申请的账号是否为可确定的本人手机或者个人邮箱加以证明。此外，若上述证据皆无法收集，为提高QQ、微博证据的证明力，还可通过收集网名、聊天工具昵称、其他聊天记录、过往所发微博等加以佐证，但这些都只能作辅助证明，并不具有排他性。考虑裁审机关对此类证据的采用仍呈保留态度且要求更严，笔者建议在举证时仅将此类证据作为证据链中的一环去运用，而避免单独作为证明某项事实的证据。

综上所述，在电子数据成为社会生产力的一部分时， HR管理人员及企业法务应当认识到人力资源管理及合规的法律思维理念、危机处理机制以及证据留存意识也须作制宜的变化和准备，为劳资双方关系及企业自身发展排除风险。

当然，随着科技与法律的逐步精进以及裁审人员对此的不断深入，此类新兴证据类型内容的不被篡改性、收发人指向性、以及IP地址排他性的认定会愈来愈易操作、且更受认可，我们也可大胆期待相关立法、科技发展以及司法实践能就该种证据形式的采用给予突破性的启示。而且，根据最新的《民事诉讼法司法解释》，电子证据得到了高度的重视，这对于电子证据在今后诉讼中的运用无疑有着费用重要的意义。