浅谈中小企业签订合同的注意事项

山东润世律师事务所 徐印喜

随着社会主义市场经济的完善和法制化的进程，企业面临着越来越多的商业机会和挑战，在寻觅商业机会的过程中，企业同时也面临着越来越多的经营风险和商业陷阱，而大部分经营风险和商业陷阱都可以在签订合同的过程中予以避免。本文结合笔者的实践经验，针对中小企业具体业务部门的人员对外签订合同提供一个大致的思路，相信会对中小企业的相关人员有很大的帮助。

一、中小企业重视合同签订的必要性

企业经营过程中的面临的大部分经营风险和商业陷阱都存在于和其他企业的经济交往之中，而企业之间的经济交往大部分是以合同的方式予以确定的，合同一旦签订，就对企业产生法律上的约束力，合同签订的好坏将直接决定合同履行过程中己方的可期待利益是否可得以实现以及可期待利益实现的程度，签订合同的重要性由此看见一斑。

现在，大型企业均有自己的法务部门负责对外合同的签署或审核，这样的运作可以在很大程度上防止因签订合同的不慎而导致的经营风险。而大部分中小企业则没有独立的法务部门，对外签订合同往往是有具体的业务部门负责进行的，具体业务部门的工作人员往往精于自身的业务，但是却没有必要的法律尤其是合同法的知识，加之没有签订合同的实践经验，往往导致合同签订后在履行过程中才发现失去了很多的经济利益甚至于发现企业掉入了商业陷阱。以上情况经常给中小企业的经营造成极大的经济损失，同时也使企业丧失了更好的商业机会，出现这种情况后，企业只能通过法律途径来尽力挽回企业的经济损失，结果往往是事倍功半。

因此，相对于大型企业而言，中小型企业应该更加重视签订合同的重要性，有可能对外签订合同的具体业务部门的相关人员更是应该对此予以重视。同时，相关人员应该加强对合同法的了解并在实践中加以运用，才能实现合同利益的最大化从而实现企业利益的最大化。

二、合同的种类和企业应重点关注的合同类型

根据《中华人民共和国合同法》第二条的规定，合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。从此我们可以看出，只要符合以上定义的协议均可以认为是合同法意义上的合同，要受到合同法的约束。企业在生产经营过程中和第三方发生的所有关系中，除属于行政管理和企业内部管理的事项外，其他事项均属于合同的范畴。

在《中华人民共和国合同法》的分则中，则具体规定了15种有名合同，分别是买卖合同，供用电、水、气、热力合同，赠与合同，借款合同，租赁合同，融资租赁合同，承揽合同，建设工程合同，运输合同，技术合同，保管合同，仓储合同，委托合同，行纪合同，居间合同等。需要我们注意的是，并不是在分则中规定的15种有名合同之外的合同就不受合同法的约束，而是在分则中有规定的有名合同要同时受到合同法总则和分则的共同约束，其他没有规定的无名合同也要受到合同法总则的约束。

企业在生产经营活动中，在企业筹备阶段应当重点关注建设工程合同、租赁合同等，在企业生产经营中应当重点关注买卖合同、承揽合同、保管合同、委托合同等。当然，由于各个企业的运作方式有所不同，可能在每个阶段所关注的合同种类有所不同，限于篇幅，本文将不从具体合同类型的角度来论述签订合同的注意事项，而是从广义合同的角度进行笼统的论述。

三、合同签订前的注意事项

任何一项经济交往要想达到签订合同的程度，均需要或简单或复杂的谈判过程，在谈判过程中需要注意以下事项。

（一）要初步判断双方达成协议的可能性

企业涉及的经济活动千差万别，但是针对具体的经济活动，无非是有以下几种情况，第一种是因企业经营活动的需要主动寻找潜在的合作伙伴；第二种是潜在的合作伙伴主动寻找和本企业的合作机会；第三种是通过和现有合作伙伴的合作而洽谈进一步的合作机会。

针对第一种和第二种情况，企业的具体负责人员均需要在正式的洽谈之前初步了解一下潜在合作伙伴能够具体提供的商业机会，针对第三种情况，则需要进一步了解合作伙伴在新领域的发展潜力和现有能力。通过对以上情况的了解，对双方合作的成功性进行初步的评估，如果合作成功的可能性较大，则可以进一步接洽；如果合作成功的可能性不大，则应及时放弃现有的潜在合作伙伴而进入新合作伙伴的寻找过程。

（二）要初步核实对方参加谈判人员的权限范围

双方合作进入初步接洽后，企业应该注意核实对方参加谈判人员的权限范围以初步确定谈判的策略，同时根据对方参加谈判人员的权限范围也可以进一步分析对方合作的诚意以及对方的谈判策略。

（三）要调查对方的资信情况

在和对方的初步接洽中，企业一定要通过第三方调查一下对方的资信情况，即便做不到第三方调查，也要要求对方提供有关的资信证明文件，企业自身对对方所提供的资信证明文件进行调查和核实。

这是因为对方自行情况的好坏将直接影响所签合同的履行能力，如果对方的资信情况较好，企业可以初步推定合同能够得到全面、真实地履行，而如果对方的资信情况很差，即便合同得到签署，企业也很难预测合同能够履行到什么程度，一旦如果合同签订后对方根本不想履行或者不能履行，通过事后补救的措施很难挽回企业的经济损失。原则上，企业不应该和资信情况不好的企业进行经济上的往来，如果一定要和资信情况不好的企业进行合作而没有更好的选择，企业也应该要求对方提供一定的担保以避免企业的经济损失。

另外，在调查对方资信情况的过程中，一定要注意企业需要调查的是对方自身法人的资信情况，而不是其母公司或者子公司的情况，更不用说是其关联公司或公司股东的情况了。因为从法律的角度上来讲，企业拥有独立的法人地位，任何一个企业将对自身的经济活动承担独立的法律责任，其责任很难追究至其母公司、子公司、关联公司或者其公司股东，其他企业的资信再好，也和预防我们的风险无关。

（四）要合理确定谈判中企业所关注的主要条款。

在正式谈判之前，具体负责人员应该列出企业所关注的具体交易的主要条款，并就主要条款分析对方可能的反应。通过以上分析，企业要区分出主要条款可能达成协议的难易程度，在正式谈判应本着先难后易的原则进行逐项的谈判，只有这样，才能够使谈判过程事半功倍，提供谈判效率，减小谈判成本。

四、合同签订过程中的注意事项

当双方就交易的主要条款达成一致意见后，就会进入合同的签订阶段，在此阶段应该注意以下事项。

（一）合同文本的起草

双方就主要条款达成一致意见后，自然就会出现有哪方起草合同文本的问题。一般来讲，合同文本由谁起草，谁就掌握主动。这是因为将口头上议定条款形成文字的过程也是一个很富技巧性的工作，有时，仅仅是一字之差，所包含的意思则有很大区别。起草文本一方的主动性在于可以根据双方协商的内容，认真考虑写入合同中的每一条款，而对方则毫无思想准备。有些时候，即使不起草的一方认真审议了合同中的各项条款，但由于先入为主的思维定式，可能也不容易发现对方文字中所隐含的于己不利之处。

鉴于以上情况，企业在谈判中应重视合同文本的起草并尽量争取起草合同文本，如果做不到这一点，也要与对方共同起草合同文本。当然，在起草合同文本或者和对方共同起草合同文本的过程中，如果己方有律师和具体业务部门人员的共同参与就最好不过了，即便做不到这一点，最好也要咨询一下具体业务部门人员和律师的意见。

在合同文本的问题上，最好不要出现对方一开始就提出一份完整的合同文本，迫使企业按照合同文本的内容讨论每项条款。这种作法会使企业在谈判中处于极端被动的地位，一方面由于思想准备不足，容易让对方塞进一些对企业不利的条款或遗漏一些对方必须承担义务的条款；另一方面，按对方事先拟好的合同文本进行谈判，极大地限制了企业谈判策略和技巧的发挥，并且很难对合同进行比较大的修改或补充，甚至有的只是在对方的合同上签字。这样就会给合同的履行造成很大的麻烦和困难。

另外，在和外商的谈判中，如果用外文文本作基础，对企业也有诸多不利，这是应为企业不仅要在翻译内容上反复推敲，弄清外文的基本含义，还要考虑法律上的意义，一些约定俗成的用法，包括外文的一词多义，弄不好就会造成麻烦，出现意想不到的问题。因此，在谈判中，企业应该争取拟就合同谈判的草稿。在此基础上进行谈判，形势就会有利于我方企业。

（二）明确对方的签约资格

合同是具有法律效力的法律文件。因此，要求签订合同的双方都必须具有签约资格，否则，即使签订了约定明确的合同，也是无效的合同，而无效合同从签订时起就没有法律上的约束力。这就要求企业一定要在签约时让对方提供有关法律文件，证明其合法资格。

一般来讲，在签约时，企业需要对方提供其经过本年度工商年检的营业执照和公司对签署人的授权委托书。重要的合同，签约人应是公司法定代表人，企业需要对方提供对方企业出具的法定代表人证明书，有的时候，对具体合同签约的不是对方的法定代表人，企业则需要对方企业对签约人出具的有效的授权委托书或者委托书。确认以上内容至关重要，这将直接关系到合同的合法性和有效性，也是我方企业能否会得到法律保护的前提。

（三）拟定对合同文本的谈判要点

起草完毕合同后或者拿到对方起草的合同文本后，一定要做很多的工作，主要是拟定对合同文本的谈判要点。谈判要点其实就是对合同主要条款的意见，针对合同文本，企业不仅要提出己方拟定的合同条款，以及双方应承担的责任、义务，而且企业还要对所提出的条款进行全面细致地讨论和研究，明确哪些条款不能让步，哪些条款可作适当让步、让步到什么程度。这样，当双方就合同文本进行实质性谈判时，企业就可以掌握了谈判的主动、控制谈判的节奏。

（四）合同要明确规定对方应承担的义务以及对方的违约责任

从我审核的合同来看，许多合同只规定了双方交易的主要条款，却忽略了双方各自应尽的责任和义务，特别是违约应承担的责任。有的时候企业出于良好合作的考虑或者担心对方怀疑己方的不良动机，在合同中没有约定对方的任何违约责任，这样在无形中就等于为对方解除了应负的责任，架空了合同或削减了合同的约束力，一旦出现对方的不履行合同主要条款的问题，企业就无法追究对方的违约责任，实际上丧失了己方的救济措施。退一步说，即便可以从目前的法律规定来追究对方的违约责任，也将出现对违约赔偿金难以计算以及举证困难等问题。

还有一种情况是，有些合同的违约条款写得十分含糊笼统，有的甚至于将违约责任直接约定为“按照合同法的规定执行”，这种约定实际上和没有约定差不多，一旦出现对方违约的情况，也将很难保障己方可以得到适当的救济，同时也加重了企业对违约金计算的举证责任。

原则上讲，针对合同的每一条主要条款，均应明确约定对方不能履行主要义务的违约责任，而且违约责任的约定一定要明确以便于操作，防止出现加重己方对违约金计算的举证责任。只有先小人后君子方能有力的保证己方的经济利益，也才能够促使对方全面地履行合同确定的义务。双方均对合同诚实信守，才能促进双方的长期合作。

（五）合同的文字表述一定要明确

在有些合同中，即使是规定了双方各自的责任、义务，但是合同条款的文字表述不明确，也无法追究违约者的责任。在签订的合同中，如果合同文字含糊不清，模棱两可，在执行过程中，往往争议纷纷，扯皮不断，甚至遗祸无穷。企业在签订合同的过程中，一定要确保合同条款的表述要充分说明己方的意图，并且文字的表述没有任何歧义。此外，企业对合同中的一些关键词句，一定要谨慎推敲，不能含糊迁就，防止出现“一字之差，缪之千里”。

（六）合同中的条款要具体详细、协调一致

在签订合同的过程中，合同的条款太笼统也不利于合同的履行，企业一定要做到合同的条款具体详细，符合逻辑。在具体表述时，一款表述不能充分表达企业的意图，则可以采用多款表述，不要怕麻烦，也不要怕对方在谈判中进行刁难。作为一个良好的合作伙伴，虽然会在谈判桌上和我们每字必争，寸土不让，但是在他们和我们在争论的同时，一定也在庆幸找到了我们如此良好的合作伙伴。

另外，一定要注意合同的条款不要重复，更不能前后出现矛盾，一定要分析好合同的整个架构，既要事无巨细，又要符合逻辑。一份细致严谨的合同会使企业的信誉倍增，而一份前后矛盾的合同，除了丧失企业信誉外，还容易被人钻空子，甚至给企业造成极大的不可逆转的经济损失。

（七）争取在我方所在地举行合同的缔约或签字仪式

比较重要的谈判，双方达成协议后举行的合同缔约或签字仪式，要尽量争取在我方企业处举行。因为签约地点往往决定对经济纠纷有管辖权的法院地点，在涉外经济纠纷中，还涉及到适用哪国法律解决合同中的纠纷问题。

另外，在合同的争议解决条款中，应该尽量选择我方企业所在地的人民法院作为合同争议的管辖法院。一旦合同履行出现争议，这样的选择将会大大减小企业的诉讼成本，使诉讼过程事半功倍。当然，如果双方对管辖法院的选择争执不下，选择一个相对公正、企业又有所了解的仲裁机构也是一个不错的选择。

五、合同签订后应注意的问题

企业在合同正式签订后，千万不要认为就已经万事大吉了，这只是万里长征走完了第一步，之后的合同履行需要更加注意。

（一）具体承办人员一定要对合同的条款了然于心

在合同正式签订后，具体承办业务的人员一定要再次仔细研究合同的每一条款，尤其是涉及双方应履行的义务、履行的时间、不能履行的补救等条款。只有这样，才能在具体业务的承办过程中，及时督促对方按照约定的时间全面履行义务，实现企业在合同所载明的各项权利。当然，具体承办业务的人员也要及时督促我方的相关部门及时、全面地履行己方的义务，防止出现己方违约导致对方追究我方违约责任的情况。

（二）一定要加强对合同履行的管理

由于经济活动面临的情况瞬息万变，合同正式签订后，企业一定要加强对合同履行的管理。一旦出现合同中未载明的情况或者出现与合同约定不符的情况，一定要采用合同所载明的通知方式给予对方通知或者及时取得对方的确认，尤其是出现较大的变化应该争取和对方签订补充协议以及时对合同进行修正或补充。

另外，如果出现对方未能及时履行合同约定事项的情况，企业一定要及时取得对方的书面确认并将该确认予以入档保存，需要的特别注意的是，无论是对方的来函还是我方给对方的信函，一定要及时归档以防出现争议后对该情况举证不能，导致有理说不清，败诉又喊冤的不利后果。

总之，签订合同是一个非常严谨又极具技术性的工作，有些问题很难在一篇文章中面面俱到，如有机会，我将书写一篇关于具体合同签订技巧的短文，以期和大家共勉。

二○○七年三月十一日