企业在经济交往中,常常出现大量应收账款无法及时收回的情形,而应收帐款的诉讼时效一般为两年,很多企业在催收中不知不觉就超过了两年时间,且企业往往在催收过程中不重视保存催收证据或催收方式不当不能得到法院的认可,从而丧失胜诉权,使企业遭受重大经济损失。那么如何有效防止无法及时收回的债权不会超过诉讼时效呢?
在实践中,我们常见的中断时效的方式有债权确认书、还款计划书、还款承诺书、对帐单等债务人予以积极配合的方式,但遇到债务人故意逃避债务等不予配合的情形,企业又该如何保证诉讼时效的有效中断呢?
根据以往实践经验,本律师认为,对于重要的项目,采用将催款函公证邮寄或者带着公证员直接向债务人送达催款函的方式催款,由公证员出具公证书的方式比较稳妥,但这种送方式的缺点是费用高且不及时,实操性差,所以在司法实践中,公证方式送达催款函件的方式用的并不普遍。比较普遍的方式是直接采用特快专递邮寄催款函或者律师函等方式催收应收帐款。但如何巧妙运用特快专递邮寄方式中断时效,却常常是企业容易忽视的问题。现结合多年诉讼案例经验,本律师对邮寄催款函件中存在的问题总结如下:
1、特快专递详情单的收件人地址不是债务人的法定注册地址或者实际办公地址,没有写清楚具体的欠款公司名称,只写了具体负责人姓名,从而被法院认定无效;
2、特快专递详情单的内件品名部分空白或对表述不清楚,无法确认函件的催款性质;
3、未从网上打印对方收到催款函的回单或未要求邮局提供签收回执单;
4、未要求邮局出具邮寄收件收据或收款收据;
5、已经邮寄的催款函或者律师函没有和收件收据一起加盖骑缝章,而被债务人抗辩为没有收到催款函或者律师函,只是收到了一个空信封或者一页白纸或者一本杂志等,而导致诉讼时效中断的主张不被法庭采纳等。
根据多年担任企业法律顾问处理上述问题的经验,本律师总结出如下行之有效的邮寄催款函件的方式,一般都会得到法庭的采纳与认可:
1、采用中国邮政EMS进行邮寄,因为一是EMS有官方背景,其出具的快递单据较其他民用快递公司有更高的权威性,其效力更易为法庭所采纳;二是在邮寄的三个月内可以登录中国邮政网,从网上查询邮件债务人是否收到的信息,并且还可以在邮寄后的三个月内打印邮件已经送达的查单存档。
2、起草催款函时,催款函的标题直接以“XX公司要求##公司尽快付清货款的催款函”命名;邮寄时,在特快专递详情单上的内件品名部分直接写上邮寄的函件的标题全称,这样即使只看信件封面,也知道是向债务人催收欠款;即使债务人看到标题就知道是催款的信件而拒收而使信件被退回,因为已经送达债务人,邮局会出具相应已经送达的证明,也可达到中断诉讼时效的目的。
3、在特快专递详情单上要写清楚债权人公司的准确名称和注册地址以及债务人公司准确名称和注册地址,不能出现简写或略写,这一点非常重要。
4、函件在寄出以前,一定要复印,将函件的复印件连同特快专递详情单、邮局收件收据与网上打印的邮件收件人收到的查单一起存档,以备诉讼之用。
5、邮寄时,邮局出具的收件收据和邮寄人填写的特快专递详情单以及寄出的函件复印件一定要一起要求邮局加盖骑缝章,这样债务人就很难抓住债权人的漏洞,从而无法否认收到债权人的催款函件的事实。
6、邮件寄出几天后,如果邮件没有被退回,估计债务人收到了催款函件。这时要登录中国邮政的网站,打印债务人收到催款函件的查单后去邮局要求邮局盖章确认或者到邮局直接索要收件人签收回执单,然后归档。
注1:
诉讼时效:是指民事权利受到侵害的权利人在法定的时效期间内不行使权利,当时效期间届满时,人民法院对权利人的权利不再进行保护的制度。
向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为二年。
注2:
诉讼时效中断:诉讼时效的中断是指在诉讼时效期间进行中,因发生一定的法定事由,致使已经经过的时效期间统归无效,待时效中断的事由消除后,诉讼时效期间重新起算。