前言：

中小企业在平时经营过程中，应当进行必要的留痕管理，这样一旦出现争议和纠纷可以有据可循，有理可依。

定义：

留痕管理，又称“痕迹管理”，是对一个单位或个人在平时工作中做了哪些事、怎样做事、做的结果如何等，通过文字、图片、影像、实物等原始资料展示出来并加以证实。

留痕管理也是证据管理，根据《中华人民共和国民事诉讼法》 证据包括：当事人的陈述；书证；物证；视听资料；电子数据；证人证言；鉴定意见；勘验笔录。

民事活动特别是经济合同履行过程中，口头合同和口头沟通因为事后缺乏其他证据证明，往往不被认定，让弱势的一方吃了哑巴亏。

举个例子：

当事人咨询律师，往往有这种让律师也头大的尴尬情况：

【场面1】

甲：律师，我们说好了合作做生意，现在生意亏了，他跑了，债务变成都是我的了？

律师：那你有什么合伙协议嘛？有没有约定各自的权利义务分工合作关系啊？有没有约定盈亏承担问题啊？

甲：都没有，都是口头的。。。

【场面2】

乙：律师，我货都给对方送过去了，他现在电话都不接了。

律师：送货单有没有？有没有对方签字？

乙：没有，我们都是老朋友了，都是电话打打的。

律师：那你有没有电话录音啊？

乙：没有的。

律师：那现在他还接不接电话？

乙：就是不接我电话了，那现在怎么办？请问有什么别的办法啊？？？？？

律师：平时都不对账的嘛？

乙： 平时电话他都认的，但我没录音。。。微信聊天记录手机换了都没了。。。

民事诉讼证据类型

证据是指法院依照诉讼规则认定案件事实的依据，对法院查明案件事实，依法正确裁判具有十分重要的意义。在民事诉讼中，证据主要包括以下八种类型。

1.当事人的陈述，指当事人在诉讼中就与案件有关的事实向人民法院所作的陈述。

2.书证，指以文字、符号、图形等表达的思想内容对案件事实起证明作用的证据。例如合同、票据、书信、笔记等。

3.物证，指以其外形、质量、数量、特征等客观存在来证明案件事实的物品。如被破坏的汽车、遭到损毁的货物等都是物证。

4.视听资料，指利用录音、录像或者电子计算机储存的数据和资料来证明案件真实情况的一种证据。如监控设备摄录下来的录像、手机录音录像等。需要注意的是，在提交视听资料证据时，需提供原始载体，不能剪辑、增加、删改等。

5.电子数据，指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或储存在电子介质中的信息。

6.证人证言，指证人以口头或者书面的形式向人民法院所作的对案件事实的陈述。

7.鉴定意见，即鉴定人在运用科学技术或者专门知识对诉讼中涉及的专门性问题进行鉴别和判断的基础上，给出的结论性意见。

8.勘验笔录，指人民法院对于与案件事实有关的现场或者不能、不便拿到人民法院的物证，进行现场分析、勘察、检验后所作的记录。例如，在一些房屋产权纠纷、农村宅基地纠纷案件中，往往需要法官对现场情况进行了解，并将了解的情况制作成笔录。

证据必须查证属实，才能作为认定事实的根据。

【注意保管原件】

民事诉讼法规定当事人向人民法院提供证据，应当提供原件或者原物。经常有当事人把原件弄丢了，或者仅保留了复印件，而证明复印件和原件一致并不容易。

通过电子数据留痕，手机短信、电子邮件、即时通信（微信QQ等）均可以作为证据。法律规定以电子数据作为证据的，应当提供原件。电子数据留存方要保留原始载体，平时使用不要误删，更不要随意更换手机导致原始载体灭失。

【单方出具的文书需要对方确认】

需要注意的是：单方书写或出具的文字内容，但没有证据证明对方对此已经确认和认可的，一般很难被采纳。譬如买卖合同履行过程中，一方发送的《合同》，对方没有盖章或签字； 送货方出具的《送货单》没有对方本人签字或确认，对方事后否认。——【建议】电子网络签订的合同，最好事后通过邮寄方式交换原件；卖方出具的《送货单》最好由买方本人签字确认，如果非本人签字，事后可以第一时间通过微信发送《送货单》的方式，和买方核对确认，并保留微信聊天记录。《送货单》上要体现数量和金额。

【送货留痕】

送货时也可以要求送货员工对货物和环境进行拍照、拍视频的方式进行留痕。

【质量留痕】

买卖合同纠纷中买方往往以质量瑕疵为由拒绝支付货款，买方如果认为货物质量有问题，应当即时留痕并及时向卖方提出质量异议。

【结算留痕】

买卖合同事后应当及时结算和对账，作为货款主张的依据。

【催收留痕】

如遇到买方拖延支付货款，卖方如果不打算马上起诉，应当不定期进行催收并保留痕迹，避免丧失诉讼时效的风险。

举个栗子