山东省泰安市人民政府办公室关于印发《泰安市电子文件归档与管理暂行办法》的通知

发布部门: 山东省泰安市人民政府办公室
发布文号: 泰政办发[2008]76号
各县、市、区人民政府，市政府各部门、直属机构，市属及以上驻泰各单位：
　　《泰安市电子文件归档与管理暂行办法》已经市政府同意，现印发你们，请遵照执行。
二OO八年十二月三日
泰安市电子文件归档与管理暂行办法
　　第一条　为规范我市电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》和《山东省电子文件归档管理暂行办法》等有关规定，结合我市实际，制定本办法。
　　第二条　我市行政区域内各机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织对其所产生的电子文件的归档和管理，均应遵守本办法。
　　本办法所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件和数据。
　　第三条　市、县（市、区）档案行政管理部门负责所辖区域内电子文件的归档和管理工作。
　　第四条　电子文件归档管理工作应坚持集中统一管理、全程管理、真实性保障及电子与纸质并存的原则。
　　第五条　市档案行政管理部门应研究制定对电子文件归档和管理的指导性文件，明确电子文件归档标准、归档流程及具体管理措施，建立健全电子文件归档和管理的相关制度，加强对各单位内部电子文件的收集、整理和归档工作的监督和指导。
　　第六条　档案行政管理部门及各单位应建立健全电子文件形成、收集、积累、整理归档的各项制度，将电子文件归档管理工作纳入本单位的文件管理工作体系和信息化建设工作及办公自动化系统，明确责任分工，逐步建立起科学的电子文件管理体系，保证电子文件的真实性、完整性、有效性。
　　第七条　各单位应在档案行政管理部门的指导下确定本单位电子文件的归档范围，对反映单位内部工作活动并具有查考利用价值的电子文件，都应按照市档案行政管理部门的要求收集归档。
　　第八条　档案行政管理部门应加强对各单位电子文件的收集、归档工作的监督和指导，确保应归档的电子文件齐全、准确、完整、有效：
　　（一）电子文件正本及其背景信息、元数据应一同收集。电子公文形成单位应同时收集其定稿，其他电子文件可以根据需要确定是否收集其定稿及历次修改稿；
　　（二）具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件应制成纸质文件，同步收集，同时归档；
　　（三）单位形成的同一类型的电子文件格式应统一。通用格式的电子文件，各单位应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据；
　　（四）对只有电子签章的电子文件，收集时应附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。对使用可靠电子签名的数据电文，不需要再度签名确认。
　　第九条　各单位电子文件形成部门应随时将电子文件进行逻辑归档，根据单位的归档制度，定期向本单位档案管理机构进行物理归档，并按档案管理要求进行登记和交接。
　　属于档案馆接收范围的，各单位应按进馆规定通过移动数码存储载体、政务网、利用网上传输等方式，及时将各类电子档案向同级档案馆移交；不具备电子文件保管条件的单位，可以申请提前进馆。
　　第十条　档案行政管理部门及各单位档案管理机构对归档的电子文件应以件为单位进行整理。
　　CAD电子文件整理按照《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB／T17678―1999）规定，分项目进行整理。
　　其他类型的电子文件按照《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894―2002）规定，在全宗内区分年度、保管期限，按电子文件类别相对集中，脱机存储在一次写光盘、硬盘、磁带等载体上。
　　第十一条　档案行政管理部门及各单位档案管理机构应采取措施，确保归档电子文件安全保管。对归档的电子文件，除符合纸质档案的要求外，还应当符合下列条件：
　　（一）存储载体应作防写处理；
　　（二）操作时应避免擦、划、触摸存储载体的记录涂层；
　　（三）单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压；
　　
　　（四）环境温度保持在17℃―20℃之间，相对湿度保持在35％―45％之间；
　　（五）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
　　第十二条　档案行政管理部门及各单位档案管理机构应采取措施，保障归档电子文件的有效性：
　　
　　（一）每年均应对归档电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应当确认库存归档电子文件载体与新设备的兼容性。如不兼容，应进行迁移，并填写归档电子文件迁移登记表。原载体应继续保存4年；
　　（二）磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10％，如发现问题应及时恢复、转存；
　　（三）对磁性载体上的归档电子文件，应当每4年转存一次。原载体同时保留时间不得少于4年。
　　第十三条　档案行政管理部门及各单位应建立健全电子文件查阅利用制度，按照国家有关保密规定，采用专门的技术和措施，确保归档电子文件的安全有效使用。
　　实现办公自动化的单位，可以通过计算机网络进行网上利用。
　　第十四条　市档案行政管理部门应定期或不定期地对各单位电子文件归档管理制度建设情况、电子文件档案报送情况及电子文件档案管理情况等进行监督检查或抽查，并将其列入各单位档案管理工作年度考核的重要内容。
　　对电子文件归档制度不健全，无正当理由不报、迟报应当归档的电子文件的部门和单位，可以进行通报批评。
　　第十五条　本办法自2009年1月1日起施行。