如何加强政府采购备案管理（上）

　　政府采购备案管理是《政府采购法》等法律、法规赋予各级政府采购监督管理部门的一项重要监督职能。可从有关方面调查的情况看，至今仍有不少同志对此项管理知之甚少，以致于备案制度空白、备案内容不明确、不一致等问题，在相当多的地区依然存在，严重削弱了政府采购监督管理部门的监督作用，不利于政府采购制度的实施和管理，使一些违规采购行为得不到及时的控制和制止，因此，很有必要就政府采购备案管理内容与要求等，作一粗浅介绍和宣传。

　　政府采购备案管理的内涵

　　政府采购备案是指采购人(各级国家机关、事业单位和团体组织)或其委托的采购代理机构等按政府采购法律、法规、规章的有关规定，实施政府采购活动时，在相应政府采购行为发生前后，将与政府采购项目有关的文件材料，以书面或电子文档形式专题向同级政府采购监督管理部门报告并登记的行为。政府采购备案管理则是政府采购监督管理部门对采购人或其委托的采购代理机构等的上述行为，实施的监督管理。

　　基于上述政府采购备案管理概念，其内涵主要表现在三个方面：政府采购备案管理是一种先进管理方式，它是政府部门转变职能，对审批制度的创新，将原来的审批制度变革成审批制、核准制、备案制。政府采购备案操作程序简便，对相关采购人或其委托的采购代理机构等来说，只要按要求填写《备案登记表》并附上与登记表内容相一致的文件材料就行了。政府采购备案管理是政府采购监督管理部门，实施监督管理的重要信息来源，是对采购人或其采购代理机构采购活动作出及时指导的依据，是防止弄虚作假的一种手段。是处理质疑与投诉事项的重要书证，同时也是对政府采购档案工作另一方面的检验。

　　政府采购备案的内容、程序及要求

　　政府采购备案管理涉及政府采购活动的方方面面，不仅涉及到公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等所有采购方式，还涉及到采购人、集中采购代理机构、经国务院有关部门或者省级人民政府有关部门认定资格的政府采购社会代理机构，以及行政事业单位的主管部门等，因此，不同类型情况下，有不同的备案内容、程序及要求。一般来讲有以下三类：

　　1、实施具体政府采购项目类型下，政府采购备案的内容、程序及要求

　　办理具体备案的单位。实施政府集中采购项目的，由政府集中采购机构向同级政府采购监督管理部门办理备案手续;实施部门集中采购项目的，由实施集中采购的主管部门统一向同级政府采购监督管理部门办理备案手续;实施分散政府采购项目的，属于单位自行组织采购的，则由采购单位直接向同级政府采购监督管理部门申请备案手续;属于委托代理采购的，由接受委托的政府采购代理机构或政府采购社会代理机构向同级财政部门办理备案手续。[page]

　　备案的文件材料。①采购资料：包括采购活动记录、委托采购协议书、采购信息公告、采购项目工作方案、重大重要采购项目(按各地标准执行，一般指500万元以上)的技术指标评估报告等;②采购文件(招标文件、谈判文件、询价文件);③评审文件及相关资料，包括评审报告、中标(成交)供应商的投标(报价)文件，评审记录(政府采购专家库评委抽取登记表、采购人代表的评委抽取授权委托书及评审授权委托书、投标(报价)人签到表、投标(报价)文件递交登记表、评委及应邀人员签到表、经确认的报价记录、评审表格及其他与评审有关的材料等);④采购合同。包括分包合同、变更合同;⑤法律法规规定的其他文件材料。

　　备案程序。办理备案手续时应遵循以下程序：①申请备案单位填写《备案登记表》一式2份，连同应备案的文件材料报送到同级政府采购监督管理部门。②政府采购监督管理部门在收到申请备案单位报送的《备案登记表》及相关备案采购文件材料后，经初审认为其申报备案材料齐全的，应当场予以受理。③政府采购监督管理部门，对认定合符要求的《备案登记表》和相关备案文件材料，应加盖“政府采购备案登记专用章”，并统一编号登记以备查。

　　备案要求。对申请备案的单位来说，主要有三项要求。一是时间要求。申请备案单位应当在以下时间内，及时向政府采购监督管理部门办理申请备案手续：①上述采购资料、采购文件，自采购公告或文件发出之日3个工作日前申请办理;②评审文件及其相关资料自中标(或成交)公告之日起3个工作日内申请办理;③采购合同，自合同签订之日起7个工作日内申请办理;④法律法规规定的其他文件材料按其规定的时间执行。⑤申请备案单位需对备案登记文件材料进行变更调整的，应当自变更调整之日起7个工作日内向原备案机关重新办理备案登记手续，同时交回原备案登记表。⑥申请备案单位因特殊情况需延期备案的，经政府采购监督管理部门同意可适当延期办理，但最迟必须与政府采购合同备案时一并办理。二是质量要求。申请备案单位所提交的文件材料必须做到内容真实、数据准确、格式规范、附件完整、章印齐全。即：申请备案单位对自已提交的文件材料承担法律责任，不因政府采购监督管理部门的备案登记而转移。三是专门要求。一般有两种情形的专门要求。一种情形是指政府采购监督管理部门审查发现申请备案单位所提交的文件材料有违反法律、法规和其他有关政府采购管理规定的，应当按照政府采购监督管理部门的规定要求，由申请备案单位自行改正后重新备案。否则应不予备案登记。另一种情形是指政府采购法律、法规、规章中有专门要求的从其规定执行。如，财政部在印发的《自主创新产品政府采购合同管理办法》(财库[2007]31号)中规定：双方当事人依法变更合同条款、签订补充条款或协议涉及自主创新产品的，采购人或者其委托的采购代理机构应当将补充条款或协议的内容、补充理由，以及变更后的合同、补充条款或协议副本报同级财政部门和有关部门备案。则采购人或者其委托的采购代理机构就应当按照上述专门要求进行备案。[page]

　　2、主管部门行使部门采购管理职能类型下，政府采购备案的内容、程序及要求

　　这种类型主要发生在省级和中央政府所在地的范围内，其政府采购备案的内容、程序及要求比较简单。办理具体备案的申请单位是指省级和中央级别的部、委、办、局等主管部门，如省级的某省水利厅、交通厅、发改委等，中央级别的公安部、国家人口和计划生育委员会、国家质量监督检验检疫总局、国务院港澳事务办公室等。备案的文件材料，主要有五项：①制定的本部门、本系统有关政府采购的实施办法、规章制度等规范性文件;②部门预算追加应当补报的政府采购预算、已经批复政府采购预算的变更;③政府采购实施计划、主管部门增加的部门集中采购项目;④本部门、本系统内设的政府采购管理机构及其变动情况的文件资料;⑤同级政府采购监督管理部门规定的其他需要备案的事项。其备案程序及要求，都比上述第一种类型简便，在备案程序上只要填写《备案登记表》1份，连同应备案的文件材料报送到同级政府采购监督管理部门就行了。在备案要求上，只有两项。一是上述需备案的文件材料，在其发出之日起3个工作日内进行备案;二是所备案的文件材料，也应做到内容真实、格式规范、附件完整、章印齐全。(上)