1.目的
为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档,并有效传递使用,提高档案管理质量与效率而制定。
2.范围
本制度适用于公司各级档案管理。
3.名词解释
3.1档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。
3.2归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。
3.3“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,一件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复印件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册为一件,来文与复文可为一件。
4职责
4.1公司行政部负责档案管理工作,包括本制度的制定修改及解释,并督导各部门执行。
4.2各部门(厂)应指定兼职档案管理员,并负责本制度的具体落实执行,具有对本制度进行修改的建议权。
4.3行政部档案管理工作:
4.3.1组织开展档案的定期移交,进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。
4.3.2组织开展档案的鉴定和统计工作。
4.3.3负责编制、完善档案管理制度。
4.3.4负责公司档案室的组织建设工作。
4.4各部门(厂)档案管理员:
4.4.1负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。
4.4.2在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。
4.5公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。
5.管理内容:
5.1档案的归档范围包括:文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。
5.2档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料,并确保文件的质量。
5.2.1质量要求:
5.2.1.1纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整,有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整,字迹模糊或已退变的文件应予以复制。
5.2.1.2电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清晰、完整无损,实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件,做好备份。
5.2.2档案收集规则
公司各部门(厂)档案管理员在收集资料时应注意:
5.2.2.1及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归,即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化,应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。
5.2.2.2严格检查。对于收集起来的各类档案资料,应逐件进行检查:
5.2.2.2.1文件应为已处理完毕的生效文件;
5.2.2.2.2文件如是原件,应查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全;如不是原件,应注明无原件的原因及原件存放地。
5.3档案整理规则:
5.3.1.1公司档案设置三级类目:
5.3.1.1.1一级类目以部门名称关键词进行设置。
5.3.1.1.2二级类目设置6大类,包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。
5.3.1.1.3三级类目根据档案具体内容进行设置,如:公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。
5.3.2装订:
5.3.2.1归档文书类文件应按件装订时,正本在前,副本在后;正文在前,附件在后;原件在前,复印件在后;转发文之前,被转发文在后;来文与复文为一件时,复文在前。来文在后。
5.3.2.2装订之前,须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物,对破损的文件进行裱糊;装订应结实整齐,不压字,不掉页,不倒页,不损坏文件,不妨碍阅读。
5.3.2.3对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。
5.3.2.4不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存,便于查阅。
5.3.2.5对于特殊类别的资料,如设计图纸等,可根据自身需要,进行装订。
5.3.3排列:
归档文件应在分类方案的最低一级目录内,按事由结合时间依次排序。
5.3.4编号:
公司英文字母+案卷位置编号-类别(项目、型号)简称【年度】-案卷号-件(盘、盒、页号)例如:xdd2a-行。公文【____________年】-01-001
意指:此份资料为新大东公司行政部公文类____________年档案,位置在2a箱第一个案卷的001号文件。
5.3.4.1声像档案
照片及底片一并组卷保管,每张照片编一个照片号,并在照片背面注明编号;每组照片须填写照片档案说明,包括:照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。
录音带要在每一盒外贴上标签,注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度(时间)、保管期限等标识;录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度(时间)、保管期限等标识。
5.3.4.2实物档案
每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签,注明实物档案名称、相关责任人、保管理由,保管时间及期限。
5.3.5编目:
5.3.5.1卷内文件目录(附表7.1):将每一案卷内的归档文件逐件登记编目,来文与复文为一件时,只对复文进行编目。
5.3.5.2将归档文书目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。
5.3.6装盒:
将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面及备考表(附表7.2)项目。档案盒应采用标准的外形尺寸,备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等,放置于盒内文件之后。
5.4档案的保管和保护:
5.4.1档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记,明确资料在流动过程中的保管保护责任人。
5.4.2声像档案应一式两份,其中一份作为保存件,不得外借。每半年或一年对声像档案检查一次,如有问题,及时采取措施,进行修补、复制等。
5.4.3档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。
5.5档案的移交:
5.5.1移交规则:
在所有档案移交前,公司各部门(厂)的档案管理员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整,是否符合文件质量要求。
5.5.1.1文书档案的移交:
由各部门(厂)档案管理员将材料原件进行整理分类,定期移交行政部。
5.5.1.2声像实物档案的移交:
声像实物档案形成后,所在部门(厂)档案管理员应在一周内向行政部进行移交。
5.5.1.3对于各种重要资料,如重要合同、协议、图纸等应在取得后尽快完成移交工作。
5.5.2移交要求:
5.5.2.1移交的资料均应为原件。
5.5.2.1.1若各部门业务工作须使用原件资料,应事先与行政部进行原件移交,在办理借出手续。
5.5.2.1.2各级单位在签订合同类文件时,应确保移交行政部一份正本原件。
5.5.2.2移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且具有保存价值和意义的文件资料。
5.5.2.3资料应按类别、时间顺序进行整理,整理完毕后方可移交,整盒移交的资料应包括卷内文件目录。
5.5.2.4移交时移交人应仔细填写《档案交接登记表》(附表7.3),确保填写内容的完整、准确、清晰。
5.5.2.5行政部档案管理员对移交资料进行检查核实,确认无误后双方签字并各留一份《档案交接登记表》,以备查考。
5.5.2.6移交资料前,各级单位应将重要资料进行备份存档,以方便部门内部的资料借阅使用。
5.5.3移交时限:
一般应于次年一季度以前完成上年档案的移交工作,对存档时间有特别要求的档案按要求进行移交。
5.6档案的借阅:
5.6.1公司人员借阅本部门档案,填写《档案借(查)阅单》(附表7.4),经部门(厂)负责人、行政部经理签字后方可借阅;
5.6.2公司人员借阅本部门档案,填写《档案借(查)阅单》,经部门(厂)负责人、相应部门负责人、行政部经理签字后方可借阅;
5.6.3外单位人员借阅本公司档案,须持单位介绍信(要有印章、领导签名及联系方式),经公司授权领导审批后方可借阅。
5.6.4档案只能在公司范围内查阅,不得带出公司,不得将所借档案转借他人。
5.6.5档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责,不得自行复制,修改。其主管领导负有监督责任,保证档案文件在借阅期间的完整无缺,不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损等现象。
5.6.6借阅人需要复制档案时,应提出申请。复制件用后及时归还,不得转让、交换或买卖。如无法归还的应在《档案借(查)阅单》上注明复制件用途。
5.6.7档案借阅不得超过一个月。如需再借,应在借阅期满一周内办理续借手续。逾期未办理,档案管理员负责催办事宜。
5.7档案保管期限:
档案保管期限分别为永久和定期两种。定期保管档案的年限根据其参考利用价值进行设定。永久用字母“y”代替,定期用字母“d”代替,如保存十年则编为“d10”。
凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的,对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案,列为永久保管;凡是反映企业一般工作活动的,在一定时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料,列为定期保管。
5.8档案的处置
5.8.1公司档案室应每年五月进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案,应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值,通过鉴定提出对部分档案的处置措施,经授权领导审核签字后,方可对档案进行处置。
5.8.1.1如档案尚存一定保存价值,应需重新确定新的保管期限,继续保存。
5.8.1.2如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。
5.8.2销毁
5.8.2.1经鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》(附表7.5),相关部门进行会审,行政部审核,确认无误后报公司总裁审批,签字确认后方可销毁。
5.8.2.2对于已批准销毁的档案,可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁,不得卖给废品站或留做他用。档案的销毁必须由两名以上人员共同进行,销毁人、监销人明确分工。
6..对发生以下行为者将进行相应处罚:
6.1借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象,但不影响档案正常使用的,给予相关责任人行政处罚警告处罚;造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的,给予相关责任人通报批评处罚;发生丢失行为的,其相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款,并根据损失程度,加大处罚力度。
6.2私自留存声像档案,未给公司造成损失的,给予相关责任人通报批评处罚;给公司造成损失的,给与相关责任人行政罚款,并根据损失程度,加大处罚力度。
6.3借阅人员私自将档案转借他人或向第三方泄露信息,未给公司造成损失的,给予有关责任人通报批评处罚;其行为导致后果严重并造成经济损失的,相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款,并根据损失程度,加大处罚力度。
7.附表:
7.1卷内文件目录
7.2备考表
7.3档案交接登记表
7.4档案借(查)阅单
7.5档案销毁清册
您购买的是此内容的word文档,付费前可通过本网页免费阅读辨别合同。非质量问题不退款。
本网站是一个以提供免费法律咨询平台和法律信息服务、帮当事人找律师的大型综合专业网站,目的是让用户取得最新的法律资讯信息和法律咨询服务以及找对律师。除经特别声明外,本网站的任何新增服务、特点和功能均受本协议约束。
本协议可以由网律公司适时更新,更新后的协议条款一经公布即代替原来的协议条款,若用户不接受更新修改后的协议条款,请立即停止使用及接受本网站的相关服务。
若用户继续使用及接受本网站的任何服务,将被视为对更新修改后的本协议的无异议的认可及接受。
若用户违反本协议任何条款,或网律公司怀疑用户违反本协议任何条款,或网律公司相信用户的行为违反任何适用法律或损害网律公司或其用户的利益,网律公司有权在用户获知或不获知的情况下禁止用户访问本网站以及使用本网站的任何服务,并采取法律行动。 用户行为准则
用户使用找法网的产品及服务前,应当先注册一个账户。注册流程如下:
(1)作为律师用户,在找法网注册页面上,输入律师真实姓名、身份证号、律师执业证号、手机号码的个人信息;作为非律师用户的,在找法网注册页面上,输入手机号码。
(2)阅读《找法网用户服务协议》、《找法网隐私政策》并勾选同意,审核通过后即可作为找法网的用户,访问、使用找法网的产品及服务。
(3)注册成为找法网的用户免费。
用户在从事与本网站相关的所有行为时,必须以善意且谨慎的态度行事;用户不得故意或者过失的损害或者弱化本网站的各类合法权利与利益,不得利用本网站以任何方式直接或者间接从事违反中华人民共和国法律、国际条约以及社会公德的行为,且用户应当恪守下述承诺:
1、传输和利用信息符合中华人民共和国法律、国际条约的规定,符合公序良俗;
2、不将本网站以及与之相关的网络服务用作非法用途以及非正当用途;
3、不干扰和扰乱本网站以及与之相关的网络服务;
4、遵守与本网站以及与之相关的网络服务的协议、规定、程序和惯例等。
用户在使用本网站服务时,必须遵守中华人民共和国相关法律法规的规定,用户不得利用本网站服务进行任何违法或不正当的行为,包括但不限于下列行为∶
1、上载、展示、张贴、传播或以其它方式传送含有下列内容之一的信息:
(1)反对宪法所确定的基本原则的;
(2)危害国家安全,泄露国家秘密,颠覆国家政权,破坏国家统一的;
(3)损害国家荣誉和利益的;
(4)煽动民族仇恨、民族歧视、破坏民族团结的;
(5)破坏国家宗教政策,宣扬邪教和封建迷信的;
(6)散布谣言,扰乱社会秩序,破坏社会稳定的;
(7)散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的;
(8)侮辱或者诽谤他人,侵害他人合法权利的;
(9)含有虚假、有害、胁迫、侵害他人隐私、骚扰、侵害、中伤、粗俗、猥亵、或其它道德上令人反感的内容;
(10)含有中华人民共和国法律、法规、规章、条例以及任何具有法律效力之规范所限制或禁止的内容的。
2、不得为任何非法目的而使用本网站的网络服务系统。
3、不得利用本网站服务及从事以下活动:
(1)未经允许,进入计算机信息网络或者使用计算机信息网络资源的;
(2)未经允许,对计算机信息网络功能进行删除、修改或者增加的;
(3)未经允许,对进入计算机信息网络中存储、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加的;
(4)故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序的;
(5)其他危害计算机信息网络安全的行为。
用户在本网站上放置的任何资料及上传的文件,用户须保证其形式、内容的准确性、合法性、完整性、有效性,并对此负有全部责任。网律公司对此不承担任何责任。
用户在本网站发布任何信息(包括但不限于各类文章、案例、咨询、评论、上传的图片以及解答回复等),须遵守网律公司制定的规章制度以及发布说明。如用户违规发布,由此产生的后果及相关责任由发布的用户自行负责,与网律公司无关。如果用户发布的信息存在违反国家相关法律、法规、条例,或侵犯他人隐私、著作等权利的内容,网律公司有权在不经用户准许的情况下删除其在本网站发布的作品,网律公司对此不承担任何责任。
用户不得对本网站服务的任何部分或本网站服务之使用以及获得,进行复制、拷贝、出售、转售或用于任何其它商业目的。
用户须对自己在使用本网站服务过程中的行为承担法律责任。用户承担法律责任的形式包括但不限于:对受到侵害者进行赔偿,以及网律公司首先承担了因用户行为导致的行政处罚或侵权损害赔偿责任后,用户应给予网律公司等额的赔偿。
本网站用户所有内容仅代表作者自己的立场和观点,并不代表网律公司立场。
除上述内容所涉及条款外,出现以下情况时网律公司将不承担任何责任:
(1)因不可抗力或网律公司不能控制的原因(含系统升级和维护)而造成的网络服务中断、数据丢失或其他缺陷。但网律公司承诺将竭尽所能减少因此而给用户带来的损失和影响。
(2)用户在找法网发布对律师、单位及其他个人等的投诉信息,并由此产生争议和纠纷的。
(3)用户在找法网发布个人或他人真实信息,网律公司已及时根据相关法律法规进行修改、屏蔽、删除等处理措施的,用户与当事人由此产生纠纷和伤害的。
(4)用户使用出现在找法网的外部链接、QQ群号、QQ、IM等信息,参加其他用户个人组织的活动或与其他用户进行个人交易并由此发生纠纷和其他伤害的。
(5)用户在找法网发布的除前述范围以外的其它信息,并由此产生纠纷和伤害的。
(6)因黑客行为或用户的保管疏忽导致帐号、密码遭他人非法使用的。
本协议的订立、执行和解释及争议的解决均应适用中华人民共和国法律。
如双方就本协议内容或其执行发生任何争议,双方应尽量友好协商解决;协商不成时,任何一方均可向网律公司所在地的人民法院提起诉讼。
网律公司未行使或执行本协议任何权利或规定,不构成对前述权利或权利之放弃。
如本协议中的任何条款无论因何种原因完全或部分无效或不具有执行力,本协议的其余条款仍应有效并且有约束力。
本协议的最终解释权归网律公司所有。
最近更新日期:2022年5月31日
广州网律互联网科技有限公司(注册地址:广州市天河区高唐路235号时代E-PARK-7栋906,联系方式:400-666-2035,以下简称“我们”)系找法网的运营者。我们非常重视保护用户(以下亦称“您”)的个人信息和隐私。您在使用找法网时,我们会收集、使用、保存您的相关个人信息。为呈现我们处理用户个人信息的情况,我们特制定本隐私政策,我们承诺严格按照本隐私政策处理您的个人信息。
在您使用找法网前,请您务必认真阅读本隐私政策,充分理解各条款内容。您知晓并确认,您勾选“同意”本隐私政策并使用找法网,就表示您同意我们按照本隐私政策处理您的个人信息。
本隐私政策适用于所有找法网提供的页面、内容、服务、产品等,只要您访问、注册、使用找法网(包括网站、小程序等形式),均适用本隐私政策确定的个人信息保护及隐私规则及政策。
为了让用户更好的访问、使用找法网的服务,我们会在用户自愿选择的情况下收集用户的个人信息。用户使用找法网服务时,我们会收集并使用个人信息的场景包括但不限于:
2.1 在用户注册成为找法网会员时我们需要收集用户的手机号,对于律师用户还需要收集以下基本信息:律师的真实姓名、律师执业证号。 收集用户手机号码的用途是为响应相关法律法规及国家政策要求的用户实名制以及在获得律师专业解答时予以同意电话联系;同时,找法网是一个以律师专业身份提供给普通用户专业法律解答及建议的平台,为验证律师的真实身份,确保提供给用户的内容真实专业,对于律师用户,我们需收集律师的真实姓名、律师执业证号、律师手机号码。
2.2 用户访问、浏览找法网时需要收集用户的访问页面模块、访问IP、访问网站地址、访问时间、访问时长、访问的浏览器等,并会记录成日志留存用于防止恶意浏览及点击。
2.3 为了让用户获得更好的用户服务及体验,当找法网更新、安全性更新、服务更新或提供、维护、改进服务时,我们需要使用用户留存的个人资料与用户取得联系。
2.4 我们使用用户个人信息前会获得用户或者用户监护人的同意或者明确授权,不会泄露及使用用户的隐私信息。但是在以下情况下我们在合理范围内也会使用用户的个人信息,而不需取得用户同意:
(1)与我们履行法律法规规定的义务相关的;
(2)与国家安全、国防安全直接相关的;
(3)与公共安全、公共卫生、重大公共利益直接相关的;
(4)与刑事侦查、起诉、审批和判决执行等直接相关的;
(5)出于维护用户或其他个人的生命、财产等重大合法权益但又很难得到本人授权同意的;
(6)所涉及的个人信息是用户或其监护人自行向社会公众公开的;
(7)为订立、履行用户作为一方当事人的合同所必需;
(8)从合法公开披露的信息中收集个人信息的,如合法的新闻报道、政府信息公开等渠道;
(9)维护所提供产品或服务的安全稳定运行所必需的,如发现、处置产品或服务的故障;
(10)法律、行政法规规定的其他情形。
3.1我们将在本隐私政策载明的目的所需及法律法规要求的最短保存期限之内,保存您的个人信息。前述期限届满后,我们将对您的个人信息做删除或匿名化处理。
3.2 用户的个人信息存储在找法网的服务器上,我们根据现有技术提供相应的安全措施来保护用户的个人信息,提供合理的安全保障,找法网将在任何时候尽力做到使用户的个人信息不被泄漏、毁损或丢失。
3.3 为保障用户的个人信息安全,我们采取各种合理的物理、电子和管理方面的安全措施来保护用户的个人信息,使用户的信息不会被泄漏、毁损或者丢失,包括使用信息加密存储、数据中心的访问控制等方式来防止用户的用户名、密码、手机号、电子邮箱、律师姓名、律师执业证号等重要信息不会被恶意获取。
3.4 我们对能接触到用户个人信息的员工采取了严格管理,包括根据岗位的不同采取不同的权限控制,与相关员工签署保密声明,监控相关员工的操作情况等措施。
3.5 我们通过校验账号密码、手机号码进行用户身份合法性鉴别,防止非经授权的介入。
3.6 用户的账户均有安全保护功能,但用户需自行妥善保管好自己的账户及密码等账户信息。如因用户自己的原因导致账户及密码等信息泄露而造成的任何法律后果需由用户本人负责。
在您使用找法网期间,您可以通过相应页面提示或本隐私政策载明的联系方式联系我们,以访问、更正、删除您的个人信息,以及注销账号的权利,您的意见会及时得到处理。
4.1访问及更正您的个人信息
如您希望访问或更正您的个人信息,您可以通过点击“【登录】-【助手】”并根据页面提示进行相应操作,或您通过本隐私政策载明的方式与我们联系,我们将及时响应您的请求。
4.2删除您的个人信息
在以下情形中,您可以通过本隐私政策载明的联系方式向我们提出删除个人信息的请求:
(1)我们违反法律、行政法规或与您的约定收集、使用个人信息;
(2)我们违反法律、行政法规规定或与您的约定,公开披露您的个人信息,我们将立即停止公开披露的行为,并发布通知要求相关接收方删除相应的信息;
(3)您不再使用我们的产品或服务,或您注销了账号,或我们终止服务及运营。
4.3注销账户
若用户不再使用找法网的产品及服务,可以选择注销注册账户。为更好保护用户的个人信息及隐私,我们只开通了人工注销账户的途径,用户可以通过找法网页面上展现的客服服务热线、QQ等方式联系找法网客服,提供用户的个人信息,客服核对无误后,将用户账户予以注销。用户账户信息注销后,我们不再提供找法网相关服务及产品,不再收集您的个人信息,并依据您的要求删除与您账户相关的个人信息或做匿名化处理。
5.1 用户是未成年人的,在使用找法网产品及服务前,应当在监护人的陪同下阅读本隐私政策,清楚了解本隐私政策的内容以及找法网需要收集的信息。若监护人或者未成年用户任何一方不同意本隐私政策内容的,未成年用户应当立即停止访问、使用找法网。
5.2 我们根据相关法律法规及国家政策保护未成年人的个人信息,通过目前的技术手段保护未成年人信息的安全性及保密性。
5.3 若监护人发现其监护的未成年人私自使用找法网的产品、服务的,或者对未成年人使用找法网的产品、服务有疑问的,监护人可以及时联系找法网,我们会及时处理。
本隐私政策可能会由我们适时更新,我们会在本页面上发布对本隐私政策所做的任何变更。
请输入邮箱地址
确定要放弃付款吗?
3+个已购买当事人给予这个范本好评
新用户验证后自动注册
是否支付成功?