机械部机关文件管理与保密制度

机械部机关文件管理与保密制度

第一章 总 则

第一条为了加强对机关文件的管理，　使之既利于提高效率和质量，又利于安全和保密，根据中央办公厅、国务院办公厅的有关规定，　特制定本制度。

第二条文件管理总的原则是：准确、及时、安全。

第三条文件由文书部门统一管理；党政文件的登记、　管理要分开。

负责管理秘密文件的人员，应选调政治上可靠、责任心强、 有一定文化水平的人员；负责管理中央文件的人员，应由党员担任。

第四条文件管理必须严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》以及党和国家有关保密规定，确保党和国家秘密。

关联法规：全国人大法律（1）条

第二章 印制

第五条文件印发前要根据内容准确确定主送、　抄报和抄送范围以及印制份数；　凡涉及秘密事项的文件要依据国家保密法规及规定准确划定秘密等级。

第六条秘密文件一律由机要打字员(或具有《国家秘密载体复制许可证》的印刷厂的机要印刷车间)打印、装订。

第七条秘密文件要严格按照核定的份数印制，　多余的要当即撕毁待销。

第八条用微机(或其他电子打字设备)打印文件，　磁盘要及时清洗或妥善保管；油印蜡纸、软纸、废纸要妥善保管，定期销毁(并有监销);铅版要及时拆除或妥善保管。

第九条国务院文件(含国办文件)，除绝密或注明不准翻印的以外，经部办公厅主任批准，可以翻印、转发；党的秘密文件，　未经制发机关批准，不得自行翻印、转发。经批准翻印文件时，要注明翻印机关、　时间和份数；翻印党的秘密文件还要向原发文机关备案。

第十条复印秘密文件，必须有严格的审批、登记制度，　并指定专人管理；复印的秘密文件要按正本一样进行登记和管理。

第三章 运转、投递

第十一条各种文件(文稿)均应按正常渠道和规定程序运转；　凡违反常规传递文件而又无特殊原因的，文书部门应拒收。

第十二条发往中央党政军机关和北京市机关的信件，　由部机要通信室送国务院办公厅机要文件交换站交换。　重要的市内交换件信封上要有编号，密件要标明秘密等级。

第十三条发往本市的绝密件不经交换站交换，　由机要通信室或承办单位派专人专车递送，绝密件要在信封口贴“密封”条，或加盖密封章。

第十四条发往本市郊区县和外埠的密件，　由部机要通信室送北京市机要通信局寄送，信封上要标明秘密等级。

第十五条发往本市和外埠的挂号信(非秘密的比较重要的文件要用挂号信发出)、平信，均由部机要通信室送邮局寄送，　挂号信要按邮局要求由发信单位贴挂号标签并登记。

第十六条发送部机关司局和部属在京单位的信件，　在部机要通信室交换，或经部机要通信室中转。凡在部机要通信室中转的密件，　要装信封并封口，信封上要标明密级、编号，并登记、签收。

第十七条部机关各司局、部属在京单位之间递送的绝密件，要直送，当面签收，不经部机要通信室中转。

第四章 签 收

第十八条签收是文件管理工作的又一个重要环节，　它能标明文件去向和明确经办人的责任。凡登记在册的文件在运转交接时一律要签收。

第十九条签收文件要逐件清点，在确认来件投递无误后再签收。　如果指定专人亲拆，须交被指定的人或向有关领导请示后再签收拆封。

第二十条收文者亲自签收方有效，送文者自注收文者姓名无效。

第二十一条签收字迹要清晰、易识，要写姓名(不能只写姓)，　注写收到时间，一般件注收到月、日，急件注收到月、日、时、分，　以便事后查考。

第五章 登 记

第二十二条登记是文件管理工作的一个重要环节，　它有利于文件的查找、利用，有利于文件的保密、安全，也有利于明确经办人的责任。

第二十三条登记要及时，以免在登记前将文件丢失而无法查找；　要特别注意绝密件、特急件的登记、分发，以防漏登、漏分、压误。

第二十四条登记范围：

一、不拆封件：凡密件、有编号的交换件、挂号件、 私人汇款单均应登记；无编号交换件、平信和公开发行的报刊均可不登记。

二、拆封件：中央党政军机关的文件和重要函件，各省、自治区、 直辖市机关主送我部的文件和重要函件， 企事业单位主送我部(含部领导、各司局)的请示、报告，本部文件、函件(文稿)、签报(报告)， 经部厅司局领导批示的文件、函件，秘密刊物等均应登记；启用印章、 更改地址等纯事务性的文件，临时性的便条等均可不登记。

第二十五条登记项目：要实事求是，有简有繁，根据需要确定。　“编号”一项原则上都得有(一般是各类顺序号)，要不乱号、不重号、　不空号；密件要登记密级。

第二十六条登记的字迹要清楚，文意要易理解。

第六章 分文、催办

第二十七条分文是一项业务性很强的重要工作，　送部(含部领导和部办公厅)的文件由办公厅秘书处负责分文；　送各司局的文件由各司局办公室或综合处负责分文。

第二十八条分文要准确，文书人员要熟悉本部机构设置、　职责范围及领导同志的分工(并及时掌握变化情况)，要熟悉有关业务常识，　要认真阅知文件的内容、性质和要求，进行分析思考。

第二十九条若文书人员遇到疑难或重大问题不能解决时，　要及时请示处(室)或厅(司局)领导。

第三十条一般业务性文件应尽可能先送有关司局(司局分文先送有关处室)阅办，需要几个单位阅办的文件应至加以注明，迅速周转；　重要文件可先呈送部领导(司局分文呈送司局领导)阅批。

第三十一条分文要掌握时效。紧急文件要及时分送，以免压误，　并在左上角标上紧急标签。特急文件，除催促经办单位及时处理外，　应向处(室)或厅(司局)领导报告。

第三十二条误分的文件，应及时退回分文单位，不能压着不退不办。

第三十三条凡中央和国务院(含中办、国办)交办文件、　部领导批示文件以及其他重要文件，文书部门要负责检查催办，防止漏办和延误。

第七章 阅读、借阅、携带

第三十四条要控制文件阅读范围，按规定的阅读级限阅文；　若需扩大阅读或传达范围，需经有关领导和部门批准。

第三十五条秘密文件必须在办公室阅办，　不得带回家中(有办公、保密条件的领导以及经领导批准需在家中加班的人员可带回家中，　但要切实保管好)，不准携带出入公共场所。

第三十六条外单位借阅和索要秘密文件，必须持有本单位正式函件，重要文件必须经办公厅领导批准。个人不得私自借出和赠送秘密文件。

第三十七条出差人员原则上不准随身携带秘密文件、资料，　要由机要通信局邮寄。如遇特殊情况确须随身携带的，　绝密文件须经办公厅领导批准，并实行二人护送制度；机密文件须经司局领导批准；　秘密文件须经处级领导批准。因工作需要携带国家秘密文件、资料出境时，　必须按照国家保密法规及规定到部保密办公室进行审核，办理手续，　领取《中华人民共和国国家秘密出境许可证》，以上均要办理登记手续，　进行保密教育，要求做到文件不离人。

第八章 会议文件的管理

第三十八条会议文件应根据内容划定密级，并严格履行编号、登记、签收手续。

第三十九条一般应当在会议结束时将会议发的密件收回。　若需发给与会人员单位的密件，由会议统一经机要通信局邮寄。　若允许个人随身携带密件的，必须按随身携带密件的规定办理。

第四十条部领导、　司局领导参加全国性的会议及其他重要会议后，应及时将会议文件、资料送交部办公厅秘书处机要室登记、管理；　司局领导和其他工作人员参加专业性的会议后，应及时将会议文件、　资料送交各司局办公室或综合处登记、管理。

第九章 存 放

第四十一条秘密文件必须存放在有保密设施的文件柜内。

第四十二条存放密件的保密柜必须放在办公室内，不得放在走廊上。

第四十三条暂时存放待销毁的密件的麻袋，必须扎好袋口，　放在办公室内，不得放在走廊上。

第四十四条个人不得长期保存秘密文件，　因工作需要个人可暂时保存使用秘密文件，但必须妥善保管并及时清退交还。

第十章 清理、清退

第四十五条文书部门对所保管的文件应定期清理、清退，　绝密文件一般半个月清理、清退一次；其他文件最迟3个月清理、清退一次；重要节假日前、年终均要认真清理、清退文件。

第四十六条如发现文件有遗失，应及时向领导报告，　积极设法追查和补救。如遗失密件还要及时向部保密办公室报告。

第四十七条机构撤销或合并时，应将所有文件清理造册，　办理交接手续。

第四十八条干部调动工作(包括本部各单位之间的调动)或离退休时，必须将承办、借用的密件等清理退还，个人不得带走。

第十一章 立卷、销毁

第四十九条文件办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，　及时将文件定稿、正本和有关材料整理立卷。

第五十条文件立卷工作由文书负责。文件立卷应根据其特征、　相互联系和保存价值分类整理、保证齐全、完整。

第五十一条立好的案卷，应按照有关规定定期向办公厅档案处移交。

文件归档时要有交接手续，个人不得保存应存档的文件。

第五十二条没有存档价值和存查必要的文件，　经过鉴别和有关领导批准，可定期销毁。销毁秘密文件要进行登记，有专人监销；　在销毁过程中，应禁止无关人员介入，以确保不丢失、不漏销。

第五十三条严禁向废品收购等部门出售内部文件、　内行刊物和内部资料。

第十二章 附 则

第五十四条办公厅各处室、各司局办公室或综合处，　均是文件运转的枢纽部门，尤其要做好文件管理与保密工作，除执行本制度外，　还要结合各自的具体情况制定有关实施细则。

第五十五条本制度由部办公厅负责解释。

第五十六条本制度自发布之日起执行。