如法律要求信息须采用书面形式,则假若一项数据电文所含信息可以调取以备日后查用,即满足了该项要求在使用纸张文件的环境下,书面材料传统上所起的功能很多,基本上包括以下11种:
(1) 确保有可以看得见的证据,证明各当事方确有订立契约的意向以及此种意向的性质;
(2) 帮助各当事方意识到订立一项契约的后果;
(3) 确保一份文件可为所有人识读;
(4) 确保文件恒久保持不变,因而提供对于一项交易的永久性记录;
(5) 使一份文件可以复制为若干份,以便每个当事方持有一份同样的数据;
(6) 使之可通过签字方式进行数据的核证;
(7) 确保一份文件作成对公共机构和法院均可接受的形式;
(8) 最后体现出书面文件作者的意向并提供该意向的一份记录;
(9) 可便于以有形的形式储存数据;
(10) 便利于稽查及日后的审计、税收或管制目的;
(11) 在为了生效目的而要求书面的情况下使之产生法律权利和义务。