一、问题的提出

  笔者前段时间办了一个劳动争议案件,基本案情是:某甲于2017年3月1日在乙公司任总监职位,某甲于2017年5月24日向乙公司提出离职,乙公司同意某甲的离职申请,双方于2017年5月24日解除劳动关系。后,某甲向劳动仲裁委申请仲裁,请求乙公司支付拖欠某甲2017年4月1日至2017年5月24日期间的工资。乙公司辩称某甲在4月份和5月份并未正常上班,属于旷工,不应支付工资,为了证实前述主张,乙公司提供了从打卡软件上下载的考勤记录。劳动仲裁委以乙公司提供的考勤记录系单方面提供的证据,未经某甲的确认,因此该证据不足以支持乙公司的主张,劳动仲裁委裁决乙公司应在裁决生效后向某甲支付4月份和5月份的工资。乙公司败诉的原因就是其提供的电子考勤记录并未被仲裁委采信,作为认定案件事实的依据。

  二、目前在劳动争议案件中,用人单位的考勤记录作为劳动者出勤率的重要证据,一般由用人单位负责记录和掌握,提供考勤记录的责任方为用人单位。而随着电子技术的发展,越来越多的企业使用电子考勤方式,避免代打卡等现象,也节约了企业的运营成本。但是问题也随之而来,电子考勤如何才能作为认定案件事实的有效依据,这个关乎企业和劳动者的切身利益。

  电子考勤记录了劳动者每日的出勤记录,企业以此考核劳动者的出勤率,对于出勤率低于劳动合同或者规章制度规定的比例,企业有权根据劳动合同或者企业规章制度单方解除劳动关系,旷日期间可以不予支付劳动报酬;劳动者可以根据考勤记录,向企业主张加班费等等。因此,有效的电子考勤记录,能尽量减少劳资纠纷,确实保障企业和劳动者的合法权益。

  三、虽然电子证据已经作为证据的形式之一,为我国法律法规所确认,但由于此类证据的物质依赖性和可改变行,必须结合其他证据相互印证,证明电子考勤打卡记录形成过程的客观性和内容的真实性,否则很难作为认定事实的有效依据。那怎样的电子打卡记录才能作为合法有效的证据,或者说如何完善电子打卡记录,以赋予其有效的证据力,笔者的建议:

  1、从用人单位角度上讲:

  1)完善考勤制度:

  第一,用人单位每个月可以制作《工资支付表》,在《工资支付表》中单列一项考勤数据,由员工在《工资支付表》中一并签字确认,由双方确认出勤率、旷工天数、加班天数等。

  第二,或者,用人单位每月将电子考勤记录打印出来,由员工签字确认。

  2)劳动合同的事先设计:

  1、可以在劳动合同中约定:双方一致同意采用某软件进行电子考勤,双方一致认可该软件上的电子考勤记录内容的真实性,并以此作为加班、旷工、出勤率的合法依据。或者约定:双方一致同意采用某软件进行电子考勤,每月的考勤记录由用人单位通过邮箱 或手机号码 将考勤记录发送给劳动者的邮箱 或手机号码 ,指定邮箱发送成功之日起或者手机短信发送成功之日2日内劳动者未回复的,视为认可该电子考勤记录内容。

  2、从劳动者角度上讲:虽然在劳动争议案件中,主要的举证责任在于用人单位,但是对于加班费,劳动者追索两年前的加班费,原则上应由劳动者举证,用人单位对于工资记录等材料的保存年限一般是两年。因此,对于劳动者,在签订《工资支付表》或者电子出勤记录时,复印一份,并且让人力资源专员在复印件上签字。

  综上,笔者认为,为了使电子考勤记录作为有效合法的证据力,可以从劳动合同的事先设计、考勤制度的完善等方面着手,让证据以尽量完美有效的方式存在。