公证谈话笔录的制作原则及技巧

谈话并制做笔录是公证程序中的必经程序，也就是说无论申请公证事项的是单方当事人还是多方当事人的公证案件，或者是针对不特定当事人的现场监督公证事项，《公证法》和《公证程序规则》都有明确的规定，只要当事人提出公证申请，公证员必须对申请公证的当事人进行询问谈话并记录存档。可以说是来者必谈，谈者就要有相应的记录。它是公证程序中一个不可或缺的环节，是公证程序中申请、审查、出证三个环节中“审查”的一个重要环节。通常，公证审查既包括对当事人提供的证据材料的审查，也包括对与当事人谈话进行的审查，这样公证员通过与当事人的谈话，可以更全面的详细地了解与公证事项的有关情况。为公证书的结论及效力起到辅助证明的作用。很大程度上我们的谈话笔录为我们的公证书的效力提供了强有力的效力证明，也可以说是一个支持性的材料。实践证明谈话记录在我们过去的涉诉公证案例中确实起到了很大的作用，对证据力来说，公证书是公证员审查后出具的硬性证明文书，而谈话笔录就是支持公证书效力的“软公证书”。证据效力不可忽视。 　　一、谈话笔录的组成部分 　　一般情况下，谈话笔录应由三部分组成： 　　第一、谈话笔录的首部，包括询问当事人的基本情况，如同我们写文章一样，要交代时间、地点、人物，这里的人物既包括被询问人姓名、年龄、单位、住址、联系电话，也包括询问人、记录人。 　　第二、谈话笔录的正文部分，正文部分主要记录的是公证员与被接谈人就当事人申请的公证事项的有关情况进行谈话，主要包括： 　　（1）当事人申办何种公证事项，办证目的、用途，是否有委托，受托权限如何。 　　（2）被询问人对所申请的公证事项的有关情况所作的陈述，它是谈话笔录的核心内容，公证审查的结果主要体现在这个方面。是循着公证员的审查思路由公证员提问，当事人作答的过程。 　　（3）公证员对被询问人就申请公证事项有关的权利义务进行告知的内容。这种告知既包括一般告知也包括特殊告知，所谓特别告知，既指针对不同公证事项公证员进行的告知。 　　（4）谈话笔录的核实方式与结果。既是当事人自己阅读还是由公证员宣读谈话笔录，当事人自己有无补充和异议，公证书需要份数和领取方式等。 　　第三、公证书的尾部。 　　当事人对谈话笔录的确认。既被询问人签字、盖章、日期等。 　　二、关于谈话笔录的询问原则及方式方法 　　（一）与当事人谈话并制作谈话笔录应本着条理清晰、层次分明、循序渐进、使用法言法语、符合逻辑的原则进行，谈话要有侧重点，要谈重要话题，围绕当事人申请的公证事项进行审查提问，切忌没有主次，泛泛俱到、没有重点、东拉西扯式的谈话。有些公证员在制作谈话笔录时疏于动脑，没有事先理清头绪，不知该问什么、先问什么、后问什么，而是不加思索，想哪问哪，张口就问，抬手就写，错了就涂，丢了就添。如下面的谈话记录： 　　（1）申办何种公证，答继承； 　　（2）被继承人ⅹⅹⅹ何时死亡；答：被继承人x年 x月x日死亡； 　　（3）被继承人ⅹⅹⅹ有ⅹⅹⅹ元公积金你是否放弃吗？ 　　这样的谈话记录我们不用往下再看就知道，它本末倒置了，公证员如何知道被继承人的名字、被继承人有多少存款或公积金，当事人对该遗产是放弃还是继承。而正确的是应由公证员提问当事人自己对具体情况进行陈述。还有的笔录，本来已经公证员已为当事人起草了委托书或遗嘱，笔录已经有记载，还问当事人委托权限，有无转委托权，遗嘱是否需要执行人，要几分公证书等。这样的谈话笔录出现了层次不清、主次不分，思维混乱、断层或者证据链条的断链，让阅读者匪夷所思，看不明白，可以说是不复合逻辑的。还有这样的谈话：办什么公证，答：协议书公证，问：能否按协议规定履行？答：能。问：能否承担法律责任？答：能。这个谈话笔录很显然过于简单，真的日后出现纠纷没有一点利用的价值。 　　（二）与当事人谈话还应原则性与灵活性相结合 　　虽然《公证法》、《公证程序规则》、一些公证事项的专门《细则》以及司法部业务指导委员会下发的《指导意见》很多都对谈话笔录应记载的内容有详细和具体的规定，但我们公证员谈话时要视谈话对象因人因事而异。同样是遗嘱申请人，我们的当事人有小则20几岁的年轻人，大则八、九十岁的老人，对与他们的谈话要视情况而定，有所区别。对老人的谈话笔录，不仅要从其身体状况、子女情况、婚姻状况、还要从知识层面、生活阅历等方面进行考虑。如有些老人对我们的告知义务等的理解可能会有偏差或根本不理解，这就需要我们公证员用通俗易懂的语言为其解释（如是否需要遗嘱执行人，是否附有义务和条件，抵押和查封扣押，可变可撤等），对此我们应由足够的认识和重视。当然对年轻人所立遗嘱的谈话会容易的多。 　　（三）与当事人的谈话既要突出重点，找出个性，又要始终占据主导地位，引导当事人按公证员的思路进行交谈。不受当事人思路的干扰，始终围绕与公证事项有关和公证员审查要点进行。如：制做遗嘱公证谈话，在录音或录象时，当事人扯的过远的要适时打断，避免过于冗长和无关紧要。（如老人立遗嘱时和公证员的谈话） 　　（四）与当事人谈话要本着地位平等、亲切自然，注意保护当事人的隐私。 　　既然是谈话笔录就有别于公安局讯问笔录，法院检察院的审问记录，不要给当事人造成压力和反感，谈话笔录是谈话所记，要不失严肃，更应亲切、自然、不可居高临下。即便是当事人提供了虚假的证明材料和文书的也不必声色俱厉，可以对当事人进行批评教育，但要掌握方法，注意尺度。无论是否是当事人的隐私，当事人不愿回答的，不要追问，必须要求当事人作答的当事人拒绝回答的可记录在案。 　　所说亲切自然，当然也不是与当事人拉家常，如：小李，你对合同还有不同意见吗，显然过于随便。 　　（五）谈话记录不仅要在记载上实事求是、原原本本，而且要字迹清晰、书写规范、法言法语，词语要简练，切记冗长，交替询问、表述准确，避免日后出现歧义。 　　（六）重视谈话笔录中的告知义务，要适时明确进行告知当事人的行为可能产生的法律后果而不能泛泛的告知，如：你知道赠与的法律后果吗/你知道立遗嘱的法律后果吗/知道放弃继承权利的法律后果吗？当事人也跟着答：知道。很显然没有起到告知的作用。 　　三、关于几个具体公证事项应记载的笔录内容 　　（一）关于遗嘱的谈话笔录 　　我们每个公证员心中都有一个谈话笔录的提纲和框架，个人认为，遗嘱应进行以下的谈话并记录在案： 　　如需录音的，首先向当事人进行交代自己所在的处、姓名、受公证处指派为其办理公证。当事人是否申请回避，请问姓名、年龄、身体状况、与谁一起生活、来我处办理什么公证事项、遗嘱的具体内容（有何财产，准备去世后留给谁）。 　　注意遗嘱的“边缘内容”进行询问，这样能更好的反映当事人的思路清晰、行为能力正常（如北戴河老人立遗嘱案）。 　　财产是如何取得、是否有共有人、配偶是否健在、共有几个子女，是否有“两无”人员，即继承人中是否有既无劳动能力又无生活来源的人，是否抚养其他人，父母是否健在，立遗嘱所处分的房产是否有被查封或设定抵押等限制权力的情况，立遗嘱是否需要附有义务和条件，此前是否立过遗嘱和遗赠扶养协议，立本遗嘱是否你本人的真实意思表示，向公证处提供有哪些证明材料，是否需要遗嘱执行人，公证书需几份，公证书的领取方式，自己是否有打印或书写的遗嘱，是否需要公证员代为起草，如需要可注明我处工作人员根据你的意思和所提供的证明材料为你起草了遗嘱，请自己核实，如当事人不会写字的，还要注意为当事人宣读起草好的遗嘱，由当事人确认签名或按手印。最后一部分是告知：根据法律规定立遗嘱后，可变更或撤消，但当事人必须到公证处申请，这里面告知内容要视具体情况，虽要求谈话要用法言法语，对于老人更要使之通俗易懂，在向他们讲明他们的权利义务法律责任及注意事项时，尽量把法律术语通俗化口语化，使之简明易懂，以便使当事人正确理解和充分行使自己的权利，履行自己的义务（如执行人，附义务，查封抵押等），对当事人没有产权证而立的遗嘱要告知当事人一旦产权有争议或产权证登记的面积与现在的不符导致影响遗嘱效力，由当事人本人承担责任或提醒当事人产权证下发后重立遗嘱，是否还有其他意见和补充，当事人不识字的，公证员为其宣读笔录的过程要记录在案，最后由被接谈人在笔录上签名或按手印。 　　（二）办理房屋委托书公证的谈话应包括以下内容除按《程序规则》规定应当载明的内容外，如办证的目的和用途，委托何人办理何种事情，还应重点询问： 　　1）委托人与受托人的关系和授权委托人的原因； 　　2）处分的房屋是否属于受托人所有，有无其他共有人、有无被抵押、查封、扣押限制处分的情况，如委托书系当事人事先起草好的，在其不完备或不准确的情况下，委托人拒绝接受公证机构要求其补充、修改不完备或者表达不准确的受托书的应当将此情形记录在案。另外，除按《公证程序规则》向当事人进行告知外，还应重点告知以下内容： 　　1、委托书中委托、代理、转委托的含义。 　　2、委托人签署委托书的法律后果。 　　3、委托他人在相关机构代办变更登记或者委托他人代收房款应注意的风险。 　　4、处分已设定抵押权的房屋，应当在处分前征得抵押权人的同意。 　　需要说明的是：如代为当事人起草委托书应该记录在案，即是否需要代为起草，起草后请当事人本人认真进行核实，校对，否则出现纠纷后果由当事人本人承担，这样既为我们收取起草费提供依据也避免以后产生纠纷（案例 委托书中两人共同委托买房，但未载明产权登记在何人名下，出现房产局对委托书不与采用的情况），最后还应告知当事人委托书的接受地和接受单位的地方政策导致委托书用不上的由当事人承担责任。 　　四、对特殊人群如盲聋哑人谈话应如何进行 　　在我们的公证实践中，经常会有特殊人群的当事人，比如盲聋哑等人，这样的当事人我们应该区别对待，对盲人的谈话必须进行录音或录象，还有对时间、地点、所处环境及与当事人所申请的公证事项有关情况的问话，聋哑人的还应聘请有专业资格的手语翻译进行现场翻译并录象。 　　谈话记录由当事人签字或按手印。现场翻译也应在笔录上签字确认，手语翻译的资格证等证明文件公证处应复印存档，对有些聋哑人识字的可进行笔谈，由当事人亲自对公证员的问话进行笔答，最后由其本人签字确认。 　　实践证明，一份好的谈话笔录不仅对公证的内涵有外延，起到拾遗补缺的作用，而且还会在当事人以后反悔或有关部门对公证质疑的情况下起到辅助证明的作用。制作谈话笔录既有原则性又有技巧所在，二者应科学统一不可忽视和偏废。
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【作者简介】
赵凤梅，女，秦皇岛第三公证处主任，二级公证员。