如何保证股东大会所在决议有效
一、股东会决议不成立的判断
我国《公司法》并未明确规定股东会决议不成立的情形。但按照我国民法的相关理论，“作出股东会决议”这一行为属于民事法律行为。其成立的条件为：
1、行为人具有相应的民事行为能力;
2、意思表示真实;
3、不违反法律或者社会公共利益
(其中3项条件属于股东会决议无效的情形，详见本函“无效股东会决议的判定”部分)。因此，除3项条件外，“作出股东会决议”这一民事法律行为，必须符合主体适格(即由股东会作出且在股东会权限内)、意思表示真实(即真实意思表示是作出股东会决议)的条件。
根据上述条件，司法实践中，不成立的股东会决议主要有以下两类，共五种情形：
1、未召开股东会作出的股东会决议(法律规定可以不召开的除外)
(1)相关法律规定
《公司法》第三十七条规定，“股东会行使下列职权：……对前款所列事项股东以书面形式一致表示同意的，可以不召开股东会会议，直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签名、盖章”。
(2)法律规定的含义
根据上述《公司法》第三十七条规定，股东会行使职权的方式为召开股东会，未召开股东会而形成股东会决议的，应当认定为并非股东会在行使职权，而是股东个人在行使职权。当然，根据上述法律规定，“股东以书面形式一致表示同意的，可以不召开股东会会议，直接作出决定”属于例外情形。
因此，除有限公司的股东书面形式一致表示同意外，其他情形要作出股东会决议，必须召集股东会(但股东会的召开形式不一定为面对面会议)。若未召集股东会的，该等股东会决议作出的主体实际并非公司的股东会，应当认定为不成立的股东会决议。
《公司法司法解释四(征求意见稿)》实际支持了该观点。其认为未召集股东会而形成的股东会决议无效，是由于我国司法实践中一般将未成立的股东会决议当做无效处理，该类决议的性质实际是未成立的股东会决议。
2、并非股东会作出的股东会决议
按照我国民法的相关理论，“召集股东会”这一行为属于民事法律行为，其有效的条件同样为：A、行为人具有相应的民事行为能力;B、意思表示真实;C、不违反法律或者社会公共利益。由于“召集股东会”这一民事法律行为不存在违反法律或者社会公共利益的情形，其有效的要件实际为A、B两个，即主体适格、意思表示真实。
因此，认定一个会议系股东会的基本标准为：A、股东会由符合法律规定和公司章程约定的人召集;B、意思表示应当为召集股东会而非其他。(注：股份公司的股东大会还需遵守出席人数的规定。)
二、股份有限公司召开股东大会如何确保所作决议合法有效?
1、从召集会议程序要求上看，按照《公司法》第一百零一条的规定，股东大会会议由董事会召集，董事长主持;董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持;副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。同时根据该法第一百零二条的规定，召开股东大会会议，应当将会议召开的时间、地点和审议的事项于会议召开二十日前通知各股东;发行无记名股票的，应当于会议召开三十日前公告会议召开的时间、地点和审议事项。
2、需要注意的是，为确保决议合法有效，按照《公司法》第一百零三条的规定，股东出席股东大会会议，所持每一股份有一表决权。但是，公司持有的本公司股份没有表决权。股东大会作出决议，必须经出席会议的股东所持表决权过半数通过。但是，股东大会作出修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议，必须经出席会议的股东所持表决权的三分之二以上通过。另外，根据《公司法》第一百零二条第二款和第三款的相关规定，单独或者合计持有公司百分之三以上股份的股东，可以在股东大会召开十日前提出临时提案并书面提交董事会，董事会应当在收到提案后二日内通知其他股东。但是，如果董事会没有通知其他股东，则股东大会不得对该未列明的事项作出决议，否则决议是无效的。
3、最后，股东大会应当对所议事项的决定作成会议记录，主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存。
