组织机构代码档案管理办法

组织机构代码档案管理办法 (2004年3月发布)

第一条 为加强组织机构代码(以下简称代码)档案的管理工作，有效地保护和利用代码档案，以适应代码业务管理和办公信息化的要求，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》制定本办法。

关联法规：全国人大法律（1）条国务院部委规章（1）条

第二条 本办法所称的代码档案，是指在申领、变更、年检、注销代码证书工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。

第三条 代码档案的管理工作是做好代码各项工作的重要基础之一，各级代码管理机构(以下简称代码管理机构)必须把代码档案的管理工作纳入代码工作的整体发展规划，加强对代码档案工作的领导和管理。

第四条 全国组织机构代码管理中心主管全国代码档案的管理工作，对全国代码档案工作实行统筹规划，组织协调，监督和指导。

省、自治区、直辖市、副省级市和计划单列市的代码管理机构(以下简称省级代码管理机构)主管本行政区域内的代码档案工作，并对本行政区域内的代码档案工作实行监督和指导。

第五条 各级代码管理机构应安排相应人员负责对代码档案进行管理。代码档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

第六条 各级代码管理机构应为代码档案提供专用的、符合档案管理要求的专门场所。存放声像等特殊载体档案，应有符合保管条件的设施。同时应按照国家相关档案保密、保卫制度进行管理，确保档案的安全。

第七条 代码档案采取纸质档案与电子档案管理相结合的方式，将原主要对纸质档案的管理过渡到纸质档案和电子档案相结合的管理。

省级代码管理机构应当有计划地为代码档案管理工作配置复印、扫描及其它相关设备，逐步实现代码档案管理电子化。

第八条 纸质档案是指以纸质形式表现出来的各种代码档案。具体包括：

(一) 组织机构批准成立证件的复印件，包括企业的营业执照、事业单位的事业单位　法人登记证书、机关单位的批准成立文件、社会团体的社团法人登记证书、工会的工会法人资格证书、民办非企业的单位登记证书以及其他组织机构成立的合法证明的复印件；

(二) 组织机构的法人代表(负责人)身份证复印件和经办人身份证复印件；

(三) 代码证申请表

(四) 其它需要归档的纸质资料。

关联法规：全国人大法律（1）条

第九条 各级代码管理机构应对收集上来的代码档案资料自业务完成之日起10个工作日内进行归档。归档的资料包括纸质档案和电子档案。

各级代码管理机构在年检期间可延期归档，但最长不得超过45天。

第十条 纸质档案应以代码为准进行归类保存，一个代码对应一份档案。

纸质档案的保存要求排列整齐有序，方便查询。所保存的档案资料必须完整并清晰可读。

第十一条 纸质档案的保存期为五年，五年之内要取保其完整性，五年后可继续保存，也可进行清理和销毁。

五年之中信息进行了变更的用户资料，应自信息变更资料存档之日起延续保存五年。

对于应当办理年检、换证等业务而尚未办理相关业务的组织机构档案，在该组织机构办理业务之前，禁止销毁其档案。

第十二条 销毁纸质档案应当按照保密原则，由专人当场监督进行销毁。禁止擅自销毁档案。

任何纸质档案在未形成电子档案之前，禁止销毁。

第十三条 各级代码管理机构应对纸质档案进行电子化处理，形成并保存电子档案。电子档案用硬盘进行保存，用光盘进行备份。

第十四条 省级代码管理机构应在收集全本行政区内的所有电子档案并进行备份后，每半年一次将半年内发生业务的电子档案上报给全国组织机构代码管理中心。

第十五条 电子档案的处理和上报方式，应遵循全国组织机构代码管理中心制定的技术规范。

第十六条 代码档案可为其他单位和个人提供有偿查询。查询时应查验其有效证件，经代码管理机构负责人签字并办理登记手续后方可查询。

国家行政机关、司法机关在从事执法、司法活动中确实需要查询代码档案的，可提供无偿查询。但应审核其介绍信并经代码管理机构负责人签字。

第十七条 代码档案查询工作必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

第十八条 各级代码管理机构应当建立档案工作的检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。

第十九条 全国组织机构代码管理中心不定期对省级代码管理机构上报的电子档案进行随机抽样，与代码数据库中的数据进行对比，作为考核代码信息采集准确率的依据。考核结果纳入目标管理。

第二十条 省级代码管理机构不按规定归档或不按要求上报电子档案的，由全国组织机构代码管理中心在年终评定里扣分，情节严重的取消该代码管理机构的评奖资格。

第二十一条 省级代码管理机构可结合本办法并结合实际制定本管理办法的实施细则，同时上报全国组织机构代码管理中心备案。

各级代码管理机构在执行本办法时如遇到特殊问题，应及时上报全国组织机构代码管理中心。

第二十二条 本管理办法自发布之日起施行。

全国组织机构代码管理中心

2004年5月27日